Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence

Nevoia de informare a oamenilor a fost prezenta dintotdeauna, dar ceea ce defineste perioada curenta este volumul urias de date disponibile, precum si necesitatea de a avea raspunsuri cat mai rapid.

Din cauza aglomerarii pietelor si a dinamicii mediului economic, abilitatea de a colecta date si de a le transforma in informatie utila pentru procesul decizional poate fi elementul care face diferenta. Pentru a raspunde acestei necesitati stringente au fost dezvoltate o serie de instrumente software specializate care poarta denumirea generica de Business Intelligence (BI).

Sistemele Business Intelligence sunt instrumente de colectare, prelucrare si analiza a datelor cu ajutorul carora pot fi evaluate rezultatele unei companii. In functie de natura lor, aceste rezultate pot fi actualizate periodic sau in timp real. Bazandu-se pe tehnologie de ultima generatie, sistemele Business Intelligence sunt indispensabile pentru cresterea eficientei la nivel decizional, pentru imbunatatirea relatiilor cu clientii, furnizorii si angajatii, prin:

1. Facilitarea procesului decizional

Trecerea la un software integrat de tip ERP va duce in primul rand la existenta unei baze de date comune, care va cuprinde toate informatiile, indiferent de departamentul/angajatul care le-a introdus sau locatia din care au fost inregistrate. Aceste date sunt disponibile de indata ce au fost introduse de catre angajati, datorita modului de lucru online al aplicatiei ERP, fiind astfel favorizata luarea deciziilor intr-un timp mult mai scurt.

Insa pentru interpretarea rapida si corecta a datelor, o importanta majora o are si modul in care sunt afisate, pentru ca nevoile angajatilor difera in functie de rolul lor in companie si de specializarea pe care o au. Astfel, in timp ce unui contabil ii este probabil mai usor sa ia decizii pornind de la date prezentate sub forma tabelara, unui manager de vanzari i-ar fi mult mai folositor un grafic, prezentat intr-o forma vizuala interactiva.

Aici intervine unul dintre principalele avantaje oferite de sistemul Business Intelligence, si anume ca permite crearea oricarui tip de raport si analiza exact in forma dorita, pornind de la datele din sistemul ERP. Astfel, orice manager poate sa vada informatiile de care are nevoie intr-o forma usor de interpretat si poate lua deciziile potrivite mai rapid.

Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence
Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence

2. Cresterea productivitatii angajatilor cu un sistem Business Intelligence

Atunci cand nevoile de analiza si raportare ale companiei depasesc ceea ce pune la dispozitie sistemul ERP, managerii sunt nevoiti sa apeleze la specialisti in domeniul IT. In cazul in care nu exista un departament de IT in cadrul companiei, externalizarea acestei sarcini poate fi destul de costisitoare. Pe de alta parte, durata de timp in care programatorii pot livra rapoartele cerute variaza in functie de complexitatea cererii, existand cazuri in care, pana la finalizarea raportului, cerinta sa nu mai fie de actualitate.

Implementarea unei solutii Business Intelligence elimina din start aceasta problema. Datorita intuitivitatii sale crescute poate fi utilizat cu succes atat de catre angajatii cu pregatire in domeniul IT, cat si de catre cei cu minim de cunostinte tehnice, ceea ce va rezulta in importante economii de timp si de bani.

Vrei sa afli mai multe?

Despre Business Intelligence

3. Scaderea costurilor prin implementarea unui sistem Business Intelligence

Sistemele de tip ERP includ o serie de modele de rapoarte pe indicatori specifici, cum ar fi cele de contabilitate, vanzari, achizitii, scadentare samd, insa acestea nu pot raspunde intotdeauna la intrebarile sau nelamuririle managerilor, mai ales daca este necesara corelarea diferitilor indicatori intr-un singur dashboard.

O solutie Business Intelligence ofera in primul rand o gama variata de grafice si rapoarte. Un exemplu ar fi graficele geografice, care pot afisa situatia fiecarui punct de lucru pe o harta interactiva, unde sunt evidentiati prin culori si forme diferiti parametri urmariti. In al doilea rand, toate aceste grafice create dupa nevoile fiecarui departament in parte pot fi grupate in dashboard-uri, astfel incat sa fie posibila urmarirea in paralel a mai multor indicatori.

Astfel, orice factor de decizie din cadrul companiei isi poate da seama care sunt punctele slabe sau forte ale afacerii, iar datorita interactivitatii crescute a sistemului Business Intelligence, acestea pot fi evidentiate cu doar cateva click-uri.

Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence
Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence

4. Imbunatatirea relatiilor cu partenerii

Analiza datelor istorice din ERP permite formularea unor concluzii privind evolutia din trecut a principalilor indicatori ai afacerii, insa pentru previziuni cat mai corecte este important sa se tina cont si de factori precum sezonalitate, impactul cresterii sau scaderii preturilor anumitor produse samd.

Cu ajutorul sistemului BI si a functiilor de previziune si analiza managerii isi pot da seama mai usor cum ar putea evolua in viitor anumite aspecte ale afacerii.

In primul rand, pornind de la toate datele din ERP inregistrate pana in momentul respectiv, o solutie Business Intelligence poate oferi valori estimative ale indicatorilor analizati pentru perioada urmatoare. Spre exemplu, poate afisa volumul estimat al vanzarilor pentru anul urmator, analizand trendul inregistrat de acestea in anii trecuti. Bineinteles, se poate tine cont si de sezonalitate sau de alti factori externi ce pot influenta vanzarea, precum cresterea preturilor la carburanti si impactul acestei cresteri asupra costurilor cu transportul marfurilor si mai departe asupra pretului final al produselor.

Ulterior, folosind analizele de tip „What-if”, managerul poate afla de exemplu cum ar putea fi influentat volumul vanzarilor viitoare, daca alege sa modifice anumiti parametri precum costurile sau preturile pentru anumite produse.

5. Dezvoltarea afacerii prin proactivitate, folosind Business Intelligence

Un sistem BI asigura nu numai imbunatatirea proceselor interne ci poate oferi si suportul initierii unor proiecte de dezvoltare a companiei. Rapoartele interactive din BI permit vizualizarea, de exemplu, a celor mai profitabile segmente ale afacerii. Decizia de a actiona in anumite moduri apartine utilizatorului, care, avand la dispozitie informatiile relevante, poate testa sau adopta diferite strategii:

Inlocuirea unui segment de business, in conditiile in care se observa ca anumite produse sau servicii oferite nu mai sunt de interes pentru segmentul de piata pe care se desfasoara activitatea, sau ca exista anumite tendinte negative in comportamentul de cumparare al consumatorilor.

Extinderea afacerii prin diversificarea ofertei.
Urmarirea istoricului interactiunilor cu clientii si a evolutiei vanzarilor poate indica necesitatea diversificarii ofertei, acoperind astfel un segment mai mare de piata:

Urmaresc Cifra de Afaceri Medie la nivel de trimestru, luna si zi. Comparatia trimestrelor ma ajuta sa observ pattern-uri. In cazul diviziei de confectii am observat de exemplu o sezonalitate a business-ului. Din acest motiv am simtit nevoia sa venim cu o alta activitate, cea de productie de etichete. In momentele in care activitatea pe confectii stagneaza, compensam pe partea de etichete pentru a ne proteja cash-flow-ul.
Carmen Raicu
Director Economic - Compact RB

Gasirea de solutii rapide in situatiile critice.

Avand orice informatie disponibila in timp real, deficientele in activitatea angajatilor sunt usor de observat. Spre exemplu, comanda unui client a fost onorata cu mare intarziere din cauza unei erori de culegere a produselor in depozit. Clientul refuza marfa si alege un alt furnizor.
Utilizand un sistem BI se poate observa la timp comanda cu termenul de livrare depasit si se poate actiona proactiv: clientul este anuntat imediat de situatia neplacuta, ii sunt oferite scuzele de rigoare, eventual impreuna cu un discount si astfel este asigurata sanatatea relatiei cu clientul.

Cresterea satisfactiei clientilor.

Utilizand sistemele BI pot fi analizate preferintele clientilor si exista posibilitatea de a veni in intampinarea acestora mai repede. Spre exemplu, daca in ultima perioada un client comanda cantitati mai mari din produsele dumneavoastra, ii puteti oferi un discount pentru a-l fideliza. Sau puteti sa-i alocati o persoana dedicata care sa intretina relatia si sa poata identifica noi oportunitati de business cu clientul respectiv.

Indiferent ca este vorba de procesul decizional sau de relatiile cu partenerii de afaceri, este necesara o abordare de ansamblu a afacerii, sustinuta de posibilitatea de analiza detaliata a tuturor informatiilor din companie. Aceasta presupune nu doar implementarea unui sistem Business Intelligence cat si crearea unei culturi organizationale orientate spre acest tip de afacere “inteligenta”, capabila sa se adapteze oricarei situatii create de mediul extern sau intern.

Afla mai multe despre solutia SeniorVisualBI!

Descopera SeniorVisualBI!