Implementare ERP: Cat dureaza un proiect de implementare ERP si de ce factori depinde?

Cum fiecare afacere are anumite particularitati si nevoi, la fel si durata de implementare poate varia de la un client la altul. Intregul proces este influentat de o serie de factori, de care orice furnizor serios de sisteme ERP trebuie sa tina cont.
Promisiunea unei durate exacte de implementare oferita inainte de realizarea unor discutii preliminare si a analizelor de business, poate ascunde intarzieri, limitari ale sistemului sau functionalitati lipsa, costuri suplimentare, viitoare blocaje in activitatea companiei si, in general, imposibilitatea de a livra un proiect conform cu asteptarile clientului.

In general, odata ce s-a facut identificarea unui furnizor serios de sisteme software integrate, ce dispune de implementatori cu un nivel crescut de pregatire, genul acesta de situatii nedorite sunt evitate prin indeplinirea urmatorilor pasi:

1

Analiza de business, in urma careia furnizorul de software are datoria sa inteleaga clar fluxurile de lucru din cadrul companiei si cerintele lansate de client si sa decida daca si cum poate sa ajute clientul prin implementarea sistemului ERP.

Orice proiect de implementare ERP depinde de o serie de factori care influenteaza modul si durata de desfasurare a implementarii (ex.: tipul de ERP si modulele alese, know-how-ul echipei de implementare, implicarea clientului, complexitatea afacerii si gradul de customizare etc.).

In cazul SeniorERP, timpul de implementare standard este de o luna pana la GoLive si 3 luni pana la finalizarea intregului proces. Insa, in functie de specificul clientului si de cerintele acestuia, acest interval se poate lungi oricat este necesar.

Un aspect extrem de important de retinut este faptul ca o implementare nu trebuie grabita. In multe situatii, cand vine vorba despre achizitionarea unui ERP, compania amana aceasta necesitate pana in ultimul moment, decizia fiind grabita de presiunile interne tot mai mari si, astfel, se ajunge si la o implementare realizata rapid, insa nu si corespunzator. In final, in asemenea cazuri se constata ca, din cauza presiunii de a implementa ERP-ul intr-un timp foarte scurt, apar erori si costuri suplimentare, deoarece sistemul este neadaptat la nevoile reale ale clientului.

analiza-de-business-sistem-erp
2

Constientizarea clientului despre factorii care influenteaza in mod direct durata procesului de implementare a unui sistem ERP:

Factori-Implementare-ERP-1
  • Numarul de utilizatori si complexitatea businessului cresc direct proportional durata implementarii.
  • Modulele selectate pentru implementare influenteaza atat prin numarul lor, cat si prin complexitate; spre exemplu, finalizarea implementarii ariei financiar-contabile depinde de incheierea lunii contabile si depunerea declaratiilor.
  • Nivelul de customizari dorite de beneficiar. Customizarile critice trebuie livrate inainte de Go Live, pentru a nu exista riscul blocarii activitatii clientului. Restul de customizari pot fi livrate ulterior.
  • Clientul trebuie sa inteleaga importanta pe care o are prioritatizarea corecta a cerintelor in desfasurarea activitatii companiei fara dificultati;
  • Disponibilitatea beneficiarului de a aloca resurse pentru perioada de implementare; spre exemplu, in perioada de training, personalul companiei va trebui ca, prin rotatie, sa participe la un anumit numar de ore de training.
  • Alocarea unui manager de proiect din partea clientului. Persoana trebuie sa dea dovada de implicare si sa aiba capabilitatile necesare in a gestiona echipa stabilita din partea beneficiarului pentru a face parte din proiect.
  • Pregatirea beneficiarului – in momentul in care a fost fixata data inceperii implementarii, pentru a nu exista amanari, clientul trebuie sa aiba pregatita infrastructura IT sau alte elemente stabilite in etapa analizei de business.
  • Implicarea managementului companiei in proiect. In cadrul unei implementari sunt situatii care pot necesita decizii rapide si cu efecte majore in organizarea companiei. Este important ca managementul sa fie la curent cu statusul proiectului, sa inteleaga necesitatile si sa fie proactiv. De asemenea, trebuie sa acorde managerului de proiect tot sprijinul de care este nevoie.
Factori Implementare ERP 2

Alte intrebari frecvente