Română
EnglezăERP implementat in domeniul farmaceutic
Interviu cu dl. Razvan Alexandru, General Manager Vitacare International Romania
Vita Care international este producator si distribuitor de suplimente alimentare, complexe de vitamine si minerale, extracte de plante, uleiuri esentiale. Suntem o companie cu capital romanesc. Din punct de vedere al cifrei de afaceri anul acesta vom atinge peste 2 mil de euro si astfel intram in primii 10 jucatori mari ai acestei industrii.
Si-au inceput activitatea in domeniul parafarmaceuticelor in 2002. Pana atunci firma, infiintata din 99, a functionat ca si o firma ce oferea consultanta in industria farmaceutica. Cota de piata este in prezent undeva la 1 %, dar in urmatorii 2 ani dorim sa ajunga la cel putin 3.5% cota de piata. Piata de suplimente in ultimii 3 ani a avut o crestere anuala in jur de 25 % , iar ei, chiar daca in ultimii trei ani au crescut de 9 ori cifra de afaceri, pot sa afirme ca abia acum si-au atins adevaratul nostru potential.
Razvan Alexandru: Inaintea inceperii acestei colaborari cu Senior Software, noi am avut contact si am lucrat timp de un an si jumatate cu un alt soft de tip ERP si pot sa spun ca am incetat colaborarea cu acea firma din cauza neadaptarii sau limitarii soft-ului la cerintele noastre si la cele legale, lipsa service-ului, etc. Cel mai important aspect si motiv al deciziei noastre de schimbare a fost ca de fapt colaborarea in sine lipsea. Momentul in care implementezi un ERP, eu il consider ca pe un parteneriat, adica dau „fraiele” business-ului meu cuiva pentru a-mi gestiona practic compania. Aici este foarte important cum se face transferul de incredere intre furnizorii de ERP si noi, utilizatorii acestui soft. Eu personal stiu ce am dorit de la acest soft ce am vorbit cu implementatorii, dar mult mai in detaliu lucreaza oamenii din companie, iar eu doar primesc niste rapoarte foarte detaliate si pline de indicatori, iar in acest fel practic beneficiem de rezultatele implementarii. Softul dinainte nu era updatat, am avut multe luni de zile in care nu am avut nici o legatura cu ei, aplicatia folosita anterior dadea rateuri, nu mai functiona, ca sa mi-l deblocheze stateam cate o saptamana. Cand aveam o solicitare catre ei, de orice natura „trebuia” sa trimitem un mail, mail care ramanea fara nici un feed-back.
SeniorERP ne-a ajutat sa customizam aplicatia pe nevoile noastre, sa invatam cu totii cum sa o folosim si nu in ultimul rand, ne-au impartasit din experienta lor.
Razvan Alexandru: Unul din lucrurile de care am fost foarte interesat si sunt convins ca acum il am, este o gestiune la zi foarte acurata. Avem rapoarte analitice si personalizate, avem service si suport dedicat, am avut un reprezentant de la Senior Software care practic s-a mutat la noi in primele doua, trei luni dupa implementare. Asta am apreciat foarte mult pentru ca, dupa acele 2 luni, toata lumea de la noi viseaza softul. Am avut nevoie de customizari, pentru ca am pornit de la scheletul de baza oferit de aplicatie si am ajuns la o implementare care se muleaza perfect pe nevoile noastre.
Razvan Alexandru: Ca la orice implementare, a existat o perioada de acomodare cu aplicatia. Exista un flux specific de activitati care trebuia respectat. Din fericire, ne-am bucurat de oameni care s-au dedicat total si au inteles nevoile noastre, ceea ce ne-a permis sa lucram mult mai repede si mai usor cu aplicatia. Nu au fost probleme majore. Stiam la ce sa ne asteptam, avand in vedere ca am mai trecut printr-o implementare de ERP, numai ca una care nu avusese succesul dorit. Poate ca una dintre probleme a fost recastigarea increderii oamenilor in utilizarea unei astfel de aplicatii. Aplicatia pe care am avut-o inainte nu mai era folosita in companie, avand in vedere ca nu ne mai ajuta, ba chiar devenise un risc pentru noi, avand in vedere ca nu ne puteam baza pe ea. In rest, eventualele aspecte minore, legate de customizarea aplicatiei pe specificul fluxurilor noastre de lucru, au fost rezolvate rapid pe parcurs.
Razvan Alexandru: Din punct de vedere managerial, ERP-ul este un suport pentru decizie. Imi bazez forecast-urile pe datele pe care le obtin din ERP. Pot face raportari pe baza acestora. Putem controla diverse fluxuri, putem previziona diverse necesitati. Putem echilibra eventualele presiuni interne intre departamente, cum ar fi intre vanzari si logistica. Vanzatorii vor sa dea tot depozitul intr-o zi. Insa pe linga asta, exista anumite limitari gen discount, oferte promotionale, termene de plata de care trebuie sa tinem cont, exista o multitudine de probleme logistice. Problema achizitiei unui ERP este cu dus si intors. Achizitionarea unei solutii care nu se potriveste si care da foarte multe erori poate periclita buna functionare a companiei si chiar ingreuna munca oamenilor. In momentul in care achizitionezi o solutie capabila sa-ti ofere ceva in primul rand solid din punctul de vedere al sigurantei datelor si apoi care sa se muleze pe nevoile tale, acest lucru iti transforma complet afacerea.
Razvan Alexandru: In primul rand, si asta s-a observat imediat, s-a imbunatatit fluxul informational in procese. Din punct de vedere managerial, aveam nevoie de informatii precise despre ce se intampla in companie. Am la dispozitie raportarile pe baza informatiilor din aplicatie, care sunt suport in diversele decizii de business pe care le luam. La nivel managerial avem informatia care ne trebuie.
Razvan Alexandru: In primul rand, e important sa poti apela la o companie despre care poti afla diverse lucruri: de cat timp e pe piata, cu ce rezultate, ce clienti are, daca sunt dispusi sa ii ofere ca referinta, sa poti verifica lucrurile pe care oricine ti le”vinde” la o prezentare. Sa vezi cine conduce compania cu care urmeaza sa lucrezi si cum o face. Pentru noi referintele au contat foarte mult in alegerea aplicatiei, pentru ca au venit de la persoane in care aveam foarte mare incredere si care cunosteau aplicatia dezvoltata de Senior Software. E important ca aplicatia sa aiba un nivel inalt tehnologic, sa fie in pas cu ce se intampla, sa aiba tehnologie noua, scalabila. Nu vreau sa imi schimb platformele tehnologice peste un an, daca o sa cumpar un produs bazat pe tehnologie veche. Nu vreau sa schimb softuri, achizitiona licente, schimba servere, pentru noi asta ar insemna cheltuieli in plus. De asemenea trebuia sa am garantia ca tehnic totul functioneaza perfect. Nu sunt o persoana tehnica si nici nu vreau sa intru in amanunte. De fapt, amanuntele tehnice nu sunt importante pentru mine decat in masura in care totul functioneaza perfect iar informatia de care am nevoie e permanent disponibila. Pana acum nu puteam asigura o centralizare a tuturor informatiilor si pana le adunam fie apareau diferite lipsuri, fie nu mai erau actualizate. In plus, utilizarea datelor de catre anumite departamente vitale era rupta de aplicatie din cauza erorilor generate de aplicatia anterioara. Momentan am reusit atat crearea unei baze solide de informatii care poate fi utilizata de fiecare department in functie de nevoi, cat si generarea de rapoarte si comenzi in timp real, multumita tehnologiei de ultima ora. Cum am ajuns la colaborarea cu Senior Software? Printr-o recomandare. Stim clar ca cel putin intre oameni seriosi o recomandare conteaza foarte mult, iar in cazul nostru aceasta a venit de la o persoana de mare incredere pentru mine, care a colaborat cu echipa Senior Software in alte proiecte si mi i-a prezentat ca fiind o echipa de tineri profesionisti ce lucreaza numai cu softuri de ultima generatie, care discuta mai intai si apoi vin cu solutia, cum mi s-au parut si mie de altfel.
Razvan Alexandru: Pe mine m-a interesat foarte mult modalitatea de raportare si fidelitatea datelor extrase din acestea, pentru ca noi am ajuns sa avem probleme de stoc chiar datorita inexactitatii datelor anterioare si raportarea stocurilor nu era foarte fidela. Importurile de marfa automat trec prin mai multe faze si ne-am dat seama ca si acolo erau probleme. La inventar nu-mi dadea stocul, ce era in teren cu ce era in raportare ( chiar si la simulari reale ). De fapt motivul achizitiei unui nou soft vine, printre altele, din nevoia unei gestiuni foarte stricte. Trebuie sa iti alegi ce iti trebuie. Inainte de a alege solutia de la Senior Software am vazut mai multe solutii din piata si le-am comparat. Am ales sa luam o solutie care ne serveste nevoile, fara a achizitiona la preturi mari solutii care ofera facilitati de care nu avem nevoie, sau nu sunt particularizate pentru domeniul nostru.
Razvan Alexandru: Bineinteles ca un ERP este foarte util. Insa trebuie sa fie o aplicatie care ti se potriveste si care trebuie sa indeplineasca niste conditii. Daca ar fi sa ma gandesc ce as putea sa spun unei companii care vrea sa implementeze un ERP, pesemne ca as pleca de la experienta mea: am fost in situatia de a un avea un ERP si de a trebui sa implementam unul, stiu ce inseamna sa nu ai aplicatia de care ai nevoie, fara suport si fara a avea datele necesare atunci cand ai nevoie de ele si, nu in ultimul rand, stiu ce inseamna sa ai solutia potrivita, care te sprijina sa te dezvolti si te ajuta sa iti vezi de treaba. In momentul in care am ales o solutie ERP, practic, ne-am dat business-ul pe mana acestor oameni. Este o responsabilitate pe care nu o poti incredinta oricui. Trebui sa te asiguri de calitatea si experienta oamenilor care urmeaza sa intre in intimitatea afacerii tale.
