Română
Engleză
Sisteme ERP: Cum scazi cheltuielile de business cu ERP?
10 moduri prin care o aplicatie ERP te ajuta sa reduci costurile
In contextul actual, cand au loc scumpiri pe toate planurile, companiile tind sa fie preocupate mai mult ca oricand de identificarea unor metode de a tine sub control costurile si a reduce cheltuielile de orice natura. Utilizarea unei aplicatii ERP joaca un rol major in reducerea cheltuielilor de business si controlul costurilor, permitand totodata organizatiilor sa atinga un nivel crescut de performanta in activitatile de zi cu zi. Cu toate ca implementarea unei astfel de solutii software presupune, pentru inceput, alocarea unei sume de bani, cei care au implementat un soft ERP performant si-au recuperat rapid investitia, reusind sa obtina beneficii cu mult peste asteptari.
Astfel, fie ca vorbim de businessuri din zona de productie, distributie, servicii sau retail – ecommerce, de companii mici, medii sau mari, importanta pe care o are automatizarea in planificarea si managementul resurselor nu trebuie ignorata. O aplicatie ERP permite oricarei afaceri sa gestioneze mult mai eficient resursele, sa obtina acuratete crescuta, economii de timp si multe alte beneficii care, in final, se transforma in avantaje pe plan financiar. Iata 10 moduri prin care un ERP software contribuie la reducerea costurilor si la cresterea profitabilitatii businessului si ce spun managerii companiilor care au obtinut astfel de rezultate.
1. Automatizarea taskurilor repetitive si utilizarea mai eficienta a resurselor cu aplicatia ERP
Automatizarea unei game largi de operatiuni, posibila cu ERP software, determina numeroase beneficii printre care se numara si eliminarea activitatilor redundante, aspect ce permite utilizarea mai eficienta a resurselor si, bineinteles, reducerea costurilor. Timpii de lucru petrecuti pe diverse operatiuni sunt redusi, iar angajatii au posibilitatea de a desfasura activitati cu o valoare mai mare pentru companie, devenind totodata mai productivi.
De exemplu, inlocuirea fisierelor Excel cu sistemul integrat ERP, poate salva ore bune intr-o zi de activitate prin eliminarea taskurilor manuale repetitive, acestea fiind activitati care presupun mult timp si nu pun in valoare capacitatile resursei umane. O aplicatie ERP iti permite sa automatizezi activitatea si sa standardizezi procedurile de business. Angajatii nu mai pierd timpul cautand documente si informatii in mai multe surse si verificand in permanenta corectitudinea acestora.
Datorita automatizarilor si standardizarilor, companiile au economisit chiar si 2 – 3 ore pe zi pe o serie de operatiuni.
2. Reducerea considerabila a procentului de erori umane cu sistemul ERP
Erorile rezultate din interventia manuala asupra datelor pot provoca un efect de domino in companie, pornind chiar si de la o simpla greseala de scriere, iar acest lucru costa timp si bani.
Documentele sau comenzile gresite trimise clientilor, receptionarea unor marfuri de la furnizori care nu se regasesc pe comanda de achizitie si nu numai, pot genera cheltuieli majore (alocarea de timp, resurse umane si bani pentru remedierea situatiilor in cauza) si pot reprezenta un imens pas in spate pentru business. Astfel de situatii creeaza intarzieri, blocheaza activitati si fluxuri de lucru, influenteaza negativ relatia cu clientii si pot compromite imaginea companiei pe piata.
Automatizarea data de o aplicatie ERP permite reducerea interventiilor manuale asupra datelor si proceselor de business, ceea ce inseamna reducerea erorilor si, implicit, a cheltuielilor suplimentare cauzate de acestea. O reducere considerabila a erorilor este data si de conectarea perfecta a unui ERP cu celelalte aplicatii utilizate de companie, informatiile fiind transmise corect dintr-un sistem in altul. In plus, comunicarea dintre departamente se desfasoara fara probleme (dispare transmiterea de date incomplete, interpretate gresit s.a.m.d.). Companiile care utilizeaza un soft ERP au reusit sa creasca acuratetea datelor pana la 98 – 99%.
3. Obtinerea de informatii corecte cu ERP, in timp real, oricand si de oriunde
Informatia inseamna putere, cu atat mai mult in contextul actual si, mai ales, cand aceasta este detaliata, corecta si obtinuta cat mai rapid. Fara aceste lucruri o companie poate pierde usor bani, incepand de la inregistrarea unor comenzi de client pentru care nu exista stoc disponibil si pana la conceperea unor strategii bazate pe date neactualizate, care pot presupune alocarea unor sume de bani intr-o directie gresita de business. O aplicatie ERP pune la dispozitie o baza unica de date, iar datorita integrarii facile cu celelalte solutii din firma, inclusiv previziunile de achizitie se pot realiza simplu, tinand cont de istoricul vanzarilor, dar si de posibilele fluctuatii determinate de sezon sau schimbarile din piata.
4. Simplificarea proceselor de preluare / procesare comenzi cu aplicatia ERP
Solutiile performante de tip ERP permit integrarea usoara cu platformele de vanzari online B2B, B2C, Marketplace, ceea ce te ajuta sa simplifici intregul flux de comanda si ofera vizibilitate in timp real asupra stocului disponibil. Poti, de asemenea, sa gestionezi toate canalele de vanzare intr-un singur loc, preluand si procesand corect un volum crescut de comenzi intr-un timp mai scurt, fara erori si fara sa fie necesara suplimentarea numarului de angajati. Totodata, ai sansa sa cresti si mai mult vanzarile datorita imbunatatirii relatiilor cu clientii, care vor reveni cu noi comenzi si chiar te vor recomanda mai departe in piata.
5. Gestionarea eficienta a datelor clientilor cu ERP si imbunatatirea relatiilor cu acestia
Sistemele ERP din Romania includ de cele mai multe ori si o componenta de CRM. Mai exact, acestea dispun de o serie de functionalitati pentru gestionarea relatiilor cu clientii, care te ajuta sa colectezi, centralizezi si sa organizezi informatiile de interes cu privire la acestia.
Organizarea activitatilor zilnice, setarea de notificari si accesul rapid la informatii despre vanzari, clienti si stocuri – sunt aspecte acoperite de componenta CRM dintr-un soft ERP.
Folosind o aplicatie de tip ERP ai posibilitatea de a seta si aplica politici comerciale complexe (discounturi, termene de plata, limite de credit), de a gestiona liste de pret diferentiate si de a le actualiza rapid.
Astfel, informatiile din teren, despre clienti, sunt preluate rapid (folosind formularele de marketing), ofertele de vanzare sunt realizate intr-un timp foarte scurt (cu detalii complete despre produse, preturi si nu numai), oportunitatile sunt convertite usor in comenzi, iar angajatii pot sa foloseasca timpul intr-un mod cat mai productiv.
6. Eficientizarea operatiunilor financiar-contabile cu o solutie software ERP
Completarea incorecta sau incompleta a declaratiilor financiar-contabile, nedepunerea la timp a obligatiilor declarative si de plata sau timpul pierdut cu solutionarea manuala a acestor operatiuni, determina costuri semnificative in orice companie. Pe langa timpul si resursele umane alocate acestor taskuri, compania ta risca sa fie pasibila de sanctiuni contraventionale din partea statului in cazul unor erori sau intarzieri.
Un sistem ERP te ajuta sa elimini usor aceste probleme. Raportarile si obligatiile declarative si de plata catre stat pot fi efectuate direct din sistem si in formatul solicitat de autoritati, ceea ce iti permite sa te concentrezi mai mult pe cresterea si dezvoltarea afacerii.
Faptul ca o aplicatie ERP ofera o acuratete crescuta a datelor este un plus major pentru companii, intrucat elimina eventualele neplaceri ce pot aparea, precum: timpul pierdut pentru corectarea erorilor, alocarea unor resurse suplimentare pentru depunerea declaratiilor sau plata unor penalitati prevazute de stat.
7. Optimizarea activitatilor fortei de vanzari din teren cu aplicatia ERP
Agentii din teren au nevoie de informatii actualizate, accesate rapid, care sa faciliteze vanzarea. Timpul pierdut cu discutii la telefon, transmiterea de e-mailuri si verificarea unor date necesare in discutiile cu clientii si potentialii clienti, inseamna costuri suplimentare si pot duce chiar la ratarea unor oportunitati de vanzare. Unele aplicatii ERP din Romania se integreaza usor cu solutii pentru gestionarea fortelor de vanzari si permit un flux rapid de date dintr-un sistem in celalalt, astfel incat ca totul sa se desfasoare in conditii cat mai favorabile vanzarii.
Sistemele care dispun de o interfata mobila, permit utilizarea solutiei ERP de la distanta, de pe dispozitive mobile, acoperind fluxuri de vanzare de tip presales, vansales sau vanzare tranzactionala. In afacerile ce implica desfasurarea activitatii de vanzari prin deplasarea la client / potential client, agentii au posibilitatea sa verifice stocul disponibil de pe telefon sau tableta, sa faca rezervari de stoc si sa preia comenzi, transmitandu-le rapid spre procesare.
Mai mult, o aplicatie ERP ofera vizibilitate si control managerilor asupra fortei de vanzari si asupra activitatilor desfasurate in teren.
8. Obtinerea de vizibilitate si control asupra intregii afaceri cu ERP software
Lipsa vizibilitatii asupra afacerii poate determina numeroase piedici si te poate face sa pierzi controlul asupra cheltuielilor, cauzand costuri suplimentare de business. Identificarea cu intarziere a unei probleme sau cautarea acesteia in locuri in care nu exista, luare de masuri prin aproximarea unor situatii, fara a avea siguranta ca acestea vor avea rezultatul dorit, sunt cateva situatii care apar atunci cand nu exista vizibilitate si control asupra afacerii.
Aplicatia ERP iti ofera o imagine clara asupra proceselor de business, asupra stocurilor si datelor din companie si permite identificarea rapida si cu exactitate a oricarei probleme, inainte de a cauza efecte negative pe plan financiar. In plus, ai timp sa te concentrezi pe clientii tai, pe dezvoltare si pe celelalte aspecte care conteaza si aduc plus valoare companiei tale.
“Cu aplicatia ERP reusim sa urmarim intreg fluxul de activitati si procese, de la aprovizionare materii prime si pana la vanzare.” – Ruxandra Alexianu, CEO Merlins Beverages (Vitamin Aqua)
“In prezent, datorita sistemului ERP, lucrurile sunt mai ordonate, avem o situatie clara asupra intregii activitati si ne putem seta obiective foarte precise.” – Alina Tinca, Owner Masibo Sport
“Inainte de automatizare, nici nu as fi indraznit sa povestesc despre ce am construit in 10 ani de zile, pentru ca inca lucram cu pixul si hartia si realizam multe lucruri manual. Saptamanal apareau fel de fel de situatii din punct de vedere operational, de care trebuia eu sa ma ocup si nu mai aveam timp sa ma concentrez pe dezvoltare. Acum e mult mai simplu, am eliminat din lucrurile facute gresit sau nerezolvate, fiecare stie ce are de facut, iar cand are o problema stie cum sa o rezolve foarte rapid.” – Nicolae Slav, CEO dEpurtat.ro
9. Stabilirea unor parteneriate avantajoase de business cu ajutorul unui soft ERP
In relatia cu furnizorii este important sa identifici care sunt cele mai avantajoase parteneriate. Pentru a realiza acest lucru ai nevoie sa stii care dintre furnizori iti ofera cele mai bune servicii, la cele mai bune preturi. Timpul de raspuns, diversitatea sau durata de livrare sunt alte elemente care conteaza. Continuarea unor parteneriate cu furnizori care iti livreaza produsele cu intarziere, iti transmit periodic articole ce nu se regasesc pe comanda ta de achizitie sau la preturi mai mari decat alti furnizori, sunt situatii care te vor afecta financiar. Mai exact, pierzi clienti din cauza ca furnizorul nu ti-a livrat in termenul promis produsele, ai capital blocat in stocuri deoarece nu ai identificat la timp articolele cu coduri gresite trimise de furnizor s.a.m.d.
Un sistem ERP, mai ales atunci cand este integrat cu un soft de analiza a datelor de tip BI (Business Intelligence), va fi de un real ajutor in privinta acestor aspecte. Astfel de aplicatii de tip ERP iti ofera datele de care ai nevoie, astfel incat sa poti realiza analize si raportari detaliate care te ajuta sa previi toate aceste situatii si sa faci o evaluare corecta a furnizorilor.
10. Luarea celor mai bune decizii de business in timp real, folosind ERP
Fara o aplicatie integrata de management al afacerii, nu ai vizibilitatea necesara asupra costurilor, iar informatiile nu sunt intotdeauna corecte si actualizate, fapt care impiedica luarea unor decizii rapide. Spre exemplu, odata ce un ERP face posibila automatizarea operatiunilor, si implicit a proceselor de culegere a datelor, poti identifica in timp real variatiile de cost si, astfel, poti aplica mai repede cele mai potrivite masuri, prevenind situatiile de instabilitate financiara.
Orice decizie care nu se bazeaza pe informatii corecte si obtinute in timp util, iti poate aduce un dezavantaj financiar. Investitiile in dezvoltarea companiei sau in adaptarea afacerii la schimbarile din piata, fara a tine cont de toti factorii de influenta, precum si alocarea unor sume de bani in urma unor strategii gresite de business, toate acestea se traduc in pierderi de bani. Aplicatia ERP te ajuta sa impiedici astfel de situatii, oferindu-ti acces usor la toate informatiile de care ai nevoie, corecte si actualizate. Astfel, poti lua deciziile potrivite de business, fie ca vorbim de decizii de zi cu zi, din activitatile de productie ori distributie sau de decizii pe termen lung, care fac parte dintr-un plan mai amplu de dezvoltare.
Solicita consultanta si afla ce costuri poti reduce, indiferent de tipul de business.
Solicita o demonstratie personalizata!Companii care si-au automatizat activitatea cu SeniorERP:
Companii care si-au automatizat activitatea cu SeniorERP: