Dinamica mediului de afaceri impinge limitele solutiilor WMS

Articol scris de: Dr. Ec. George Ogrinja, Director Supply Chain, Profesor asociat Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica, ASE Bucuresti

In mediul dinamic de astazi flexibilitatea unui WMS devine imperativa. Unde intalnim cele mai frecvente limite ale solutiilor WMS in proiectele de warehouse?

Dinamica mediului de afaceri impinge limitele solutiilor WMS

1. Reproiectarea asistata a spatiului din depozit

Cerintele clientilor si mix-ul de produse se schimba permanent. Software-ul de reproiectare a spatiilor unui depozit trebuie sa incorporeze abilitatea de a se adapta acestor schimbari.

Periodic, este foarte important sa analizezi tranzactiile istorice ale depozitului si sa verifici daca structura depozitului este inca optimala.

Poate efectua software-ul o astfel de simulare?

Este posibila configurarea wizard a depozitului pe zone si locatii?

Permite o reprezentare grafica 2D a structurii depozitului la definirea si reorganizarea spatiului?

Frecventa acestei evaluari depinde de viteza schimbarilor in mix-ul de produse, evolutia cererii individuale a produselor. Iti permite software-ul prin “business rule engine” o reconfigurare dinamica a spatiilor de stocare? Unele software-uri permit slotting (alocarea initiala statica a celulelor de depozitare) dar nu re-slotting (realocarea dinamica in functie de fluctuatiile cererii (sezonalitate, promotii, produse noi, etc)).

2. Limitari in crearea obiectelor de functionalitate

Cum ar fi Warehouse structure, picking, put away, Handling Unit, RF si altele.

3. Extinderea functiilor TRM (Task and Resource Management)

Cresterea productivitatii este beneficiul principal al implementarii unui WMS iar “Task management” este driverul cresterii eficientei fortei de munca si reducerii cheltuielilor operationale ale depozitului.

In lumea practicienilor se spune astazi: “Daca un WMS nu are task management, atunci nu este prin definitie, un WMS”. TRM distribuie munca pe care trebuie sa o efectueze resursele depozitului (sarcini/oameni sau echipamente). Cateva din functiile TRM, fara de care este greu sa vorbesti de productivitate in domeniul warehouse, sunt prezentate in continuare.

4. Facilitati foarte reduse sau inexistente de Labor management

Sunt foarte putine sisteme care ofera LM in structura WMS. In conditiile in care costurile cu forta de munca reprezinta aprox 45% din costurile totale ale depozitului, absenta unui LM in structura WMS-ului este un compromis.

WMS-ul monitorizeaza datele importante pentru fiecare lucrator comercial, cum ar fi numarul de linii sau comenzi colectate, timpii de colectare ai comenzilor, etc.

Modulul de LM extrage aceste date si le utilizeaza pentru a compara performanta lucratorilor in raport cu standardele stabilite si a calcula necesarul de personal operational.

Transparent, performanta superioara standardelor este recompensata, rezultatele inferioare fiind utilizate pentru analiza cauzelor. Unele WMS-uri trateaza LM-ul prin facilitatile din TM si Worforce Management.

Abilitatea unui WMS de a masura si remunera performanta lucratorilor este foarte importanta.

Monitorizare

Permit functiile WMS monitorizarea timpilor actuali de realizare a sarcinilor fata de timpii calculati sau timpii de standard best practice?

Transparenta

Se poate realiza transparent monitorizarea performantei operatorilor prin accesul usor la date?

Raportare

Se pot genera oricand si rapid rapoarte de monitorizare predefinite si customizabile pentru orice indicatori?

5. Event-driven capability sau Event Management

Evenimente care, daca nu pot fi programate, afecteaza eficienta depozitului:

Dispecerizarea dinamica in timp real a comenzilor

Posibilitatea de a adauga comenzi sau de a modifica cantitatile din comanda si dupa planificarea executiei acestora sau chiar in timpul realizarii picking-ului.

Intercalarea dinamica a task-urilor (Intearliving)

in functie de activitatile in curs de desfasurare. Companiile care pot intercala dinamic activitatile din depozit au obtinut o crestere de 10-30% a productivitatii depozitului.

Mentinerea comenzilor de replenishment

in asteptare si lansarea lor odata cu ordinele de picking (solutie foarte utila in cazul “wave picking”).

Managementul dinamic al evenimentelor

Permite WMS-ul Dynamic Event management? De obicei, aceste functii sunt asigurate de modulul TRM/TM al WMS-ului.

6. Elaborarea de KPI Easy-to-read

Indicatori ai modelului SCOR

Abilitatea de a dezvolta dashboards/ scorecards

Definirea de rapoarte proprii, specifice utilizator

Indicatori WERC

Abilitatea de a customiza indicatori proprii

Capacitatea de configurare a meniului de rapoarte

Oferta WMS pentru KPI-uri este in general foarte diversa dar si foarte saraca. Am observat o deficienta a multor WMS-uri in oferta de KPI-uri si in special a KPI-urilor standard (SCOR, WERC). Un WMS performant ofera monitorizarea performantei resurselor depozitului, a benchmark-urilor fata de standarde, analize comparate, etc.

Permite WMS-ul constructia Dashboard cu indicatori standard SCOR, WERC, mai usor de acceptat de catre clientii serviciilor 3PL in monitorizarea performantei furnizorului serviciilor warehouse?

Compromisul este in stabilirea unor indicatori externi nestandard, care sa favorizeze unul dintre membrii SC, de exemplu clientul, prin modalitatile de definire a performantelor. De exemplu, ce intelege clientul prin OnTime Delivery (indicator contractual) si ce intelege furnizorul 3PL de servicii Warehouse?

O definire standard a acestor KPI-uri mi-a permis in practica sa evit diferenta de interpretare intre client si furnizor in evaluare performantei parteneriatului.

7. Implementarea serviciilor cu valoare adaugata (Value Added Services-VAS)

Exemplu: Light assembly

Politicile de formare a stocului au migrat la aplicarea principiilor de postponement. Postponement este un VAS care solicita depozitului servicii de asamblare a produsului final astfel incat realizarea acestuia sa fie intarziata, pana la cunoasterea cererii reale a clientului.

Compromisul?

In lipsa facilitatilor VAS de “light assembly”, compania pastreaza pe stoc produsele deja configurate, iar in majoritatea cazurilor reale s-a ajuns la invechirea stocului, la aparitia produselor nevandabile si a imobilizarilor financiare.

De ce acest lucru?

Produsele sunt atat de diverse, cererea este foarte imprevizibila si atunci cel mai eficient este sa stochezi componenetele acestora (make to stock) si sa asamblezi configuratia solicitata pe masura cunoasterii cererii reale (make to order).

Gestiune stocuri componente

WMS poate gestiona stocul componentelor care alcatuiesc produsul final si sarcinile din operatiile de assembly. O metoda este etichetarea marfii. De exemplu, in Post-Distribution Cross-Docking operatorii aloca si eticheteaza cu ajutorul unor O implementare mai eficienta cycle count este generarea listelor de inventariere pe diverse criterii:[/vc_column_text]

Clase de rotatie a produselor, respectiv A/B/C – sistemul ofera abilitati de generare random cycle count pe baza unor parametrii configurabili (viteza de rotatie, valoare, producator etc.).

Produse care au generat eroare in procesul de picking (stoc scriptic incorect, pozitionat gresit etc).

Liste de inventariere pe stoc zero sau negative sau alte exceptii.

In cazul generarii listelor de inventariere A/B/C se recomanda ca sistemul WMS sa calculeze numarul locatiilor ABC si sa determine pe baza numarului de zile/saptamana alocate inventarierii (de exemplu 4 zile: Luni-Joi) cate locatii sunt necesare a fi inventariate pe zi pentru a se realiza complet procesul de inventariere.

In general perioada de inventariere completa a claselor de produse nu trebuie sa depaseasca 1 luna pentru clasa A, 2 luni pentru clasa B si 3 luni/6luni pentru clasa C.

Limitarile care apar in practica WMS de cycle count se refera la implementarea procesului de Inventory accuracy improvement.

Acest proces se compune din urmatoarele cicluri: “depistarea erorilor de inventariere, cercetarea si identificarea cauzelor, eliminarea cauzelor, imbunatatirea continua a acuratetii stocului”.

NOTA: in majoritatea situatiilor practice intalnite se opereaza corectia de stoc fara cunoasterea cauzelor.

Cum asigura WMS suportul pentru imbunatatirea acuratetii stocurilor:

Generare istoric

al tranzactiilor aferente produselor cu stoc eronat pe o perioada de timp definita de utilizator direct in WMS.

Introducere date

si optiunile privind cauzele erorilor de stoc din depozit.

Eliberare rapoarte

de tip “Cycle Count Cause Report” care ofera informatii privind procentul de evolutie a erorilor semnificative si cauzele acestora.

Corectia erorilor

de stoc de catre angajati dupa descoperirea cauzelor acestora.

Utilizarea system checklist

de catre operatorul de inventar pentru investigarea cauzelor posibile ale aparitiei erorilor de stoc

Actualizari stocuri

automate si in timp real, pentru a reflecta constant si transparent situatia din depozit.

Vrei sa afli mai multe despre solutia WMS?

9. Strategii Multiple de Picking

Centrele de distributie actuale onoreaza multiple canale de vanzari si implicit un profil larg de comenzi de la cele online (e-taileri) care contin 1-2 linii in proportie de 30-60%, la comenzile retailerilor sau comenzile altor depozite sub forma de cutii/paleti. Servirea simultana multi-channel sau omni-channel a afectat designul centrelor de distributie, metodele si tehnologiile de picking, sortare, ambalare si consolidare a comenzilor.

Deoarece un sistem ineficient de picking ar avea un impact foarte mare asupra cresterii costurilor de operare ale depozitului existenta unor facilitati WMS de elaborare a unor strategii multiple de picking ar reprezenta solutia problemei.

Exemplu: un retailer si-a segmentat clientii pe canale de vanzari, astfel:

Clientii traditionali care efectueaza cumparaturile din magazine/supermarket.
Clientii online.

Corespunzator celor doua segmente de clienti, compania si-a organizat doua canale de distributie, unul pentru aprovizionarea magazinelor si altul pentru livrarile la domiciliu, in cazul clientilor online. Deoarece volumul comenzilor pe ambele canale de vanzari este mic-mediu se decide in general onorarea comenzilor din aceleasi locatii dar utilizand metode de picking diferite, in functie de comanda clientului.

De exemplu, comenzile online se vor colecta in sistem batch picking deoarece au un numar foarte mic de linii iar comenzile retailerilor in sistem wave picking.

Cresterea semnificativa a volumului comenzilor online a determinat multe companii sa prevada in strategia lor operationala achizitia unor sisteme de sortare si consolidare a comenzilor (automated conveyor systems) pentru satisfacerea “next or same day deliveries” a clientilor.

Permite WMS utilizarea simultana a mai multor sisteme de picking in functie de profilul comenzii si segmentul din care face parte? Pentru cazul anterior, se pot defini sistemele de picking batch si wave?

Pentru a gestiona eficient si flexibil aceste situatii, WMS-ul trebuie sa ofere functia de “order management” pentru sortarea, selectia si gruparea comenzilor pe diverse criterii precum si o functie “wave” pentru lansarea comenzilor de picking. Aceste operatii se pot efectua manual de catre dispecerul depozitului prin analiza comenzilor de picking aflate in asteptare si/sau automat prin intermediul unor “Picking Business Rule Engines”.

“Go Unlimited” in elaborarea strategiei de picking ar presupune:

Sortarea si gruparea comenzilor dupa diverse criterii (rute, clienti, alte prioritati) pentru lansarea simultana in procesul de picking.

Separarea unei linii de picking pe unitati de ambalare pentru colectarea optima a acesteia (cantitatile paletate din zona de paleti, articolele individuale din zona de rafturi etc).

Lansarea documentelor de picking catre zone de stocare multiple pentru colectarea simultana a liniilor unei comenzi sau a mai multor comenzi. Informatiile de antet permit consolidarea in zona de ambalare a comenzilor colectate din diverse zone de picking?

Definirea in “Business Rule Engines” a atributelor regulilor de picking (restrictii, sortare, criterii de compatibilitate, alocare, etc) in raport cu cerintele clientului asa cum au fost stabilite in contractele de vanzare-livrare.

Sunt permise regulile de sortare FIFO, LIFO, FEFO, LEFO sau alte reguli configurabile utilizator pentru rotatia produselor din stoc?

Se poate configura regula FEFO/FIFO pentru a implementa un WMS in industria farmaceutica?

Se pot defini cerintele de livrare “produse dintr-un singur lot” in criteriile de compatibilitate ale regulilor de picking?

Pentru respectarea acestei clauze de catre depozit, sistemul WMS permite in definirea regulilor de picking, criteriul “single lot”?

Cum trateaza WMS-ul liniile de comanda neonorate din cauza absentei produselor pe stoc?

Cum se pot debloca backorders fara acordarea unor drepturi speciale operatorilor de picking?

Se pot defini alte reguli de picking de tipul “Customer-specific rules” in “Business Rule Engines”?

Poate emite WMS-ul ordinele de picking in conformitate cu regulile stabilite in “Picking Business Rule Engines”?

10. Integrarea proceselor de Picking, Ambalare si Expeditie

Definirea starilor de control ale procesului de onorare a comenzilor (Workflow status, de exemplu: liniarizarea solutiei de shipping – flux simplu, controlat si eficient).

Sa consideram urmatorul process outbound: lansarea documentului de picking, colectarea comenzii, tiparirea packing list, ambalarea, tiparirea facturii/avizului de expeditie, livrarea comenzii. Se pot defini si configura starile asociate acestor activitati pentru controlul executiei acestora? Cate fluxuri de lucruri diferite pot fi definite simultan?

De exemplu, depozitul livreaza prin curierat pentru clientii online si prin LTL sau TL pentru clientii traditionali. Se pot defini cele 2 fluxuri de onorare a comenzilor? De remarcat ca documentele de curierat solicita obligatoriu trecerea greutatii marfurilor pe documente iar comenzile online pot fi pre-ambalate direct in faza de picking.

Se poate realiza monitorizarea livrarilor?

Definirea “Workflow status” in secventa de realizare a proceselor outbound ale depozitului permite controlul operatiunilor de tiparire a documentelor de picking si expeditie dar si alocarea si consolidarea partidelor de marfa pe destinatii. In contextul cresterii numarului de comenzi prin reducerea volumului acestora (trendul actual in retail), un sistem WMS este ineficient daca nu permite consolidarea/deconsolidarea comenzilor pe destinatii, respectiv o vizibilitate completa asupra operatiunilor de expeditie.

a) Monitorizarea schimbarilor intervenite in comenzile de livrare.

In logistica, continutul unei comenzi se poate modifica pana la inchiderea usilor transportatorului. Cum trateaza WMS-ul operatiunile de adaugare sau anulare a unor linii de comanda? Cum monitorizeaza operatiunile de retur intern, extrashipping sau refacturare? Capacitatea WMS-ului de a opera schimbarile de ultima ora va fideliza clientii companiei.

b) Standardizarea ambalajelor de livrare.

In absenta unei solutii WMS de “cartonization”, operatorii isi consuma de foarte multe ori inutil timpul pentru alegerea corecta a ambalajului. In practica, decizia de a avea 3 tipuri de cutii apropiate ca volum de media comenzilor clientilor, reduce atat timpul de ambalare cat si costurile de transport.

c) Tiparirea documentelor de shipping se poate stabili automat prin “Release Rule” sau “Rules based shipment processing”.

De exemplu, se poate realiza tiparirea automata a documentelor de livrare dupa confirmarea colectarii integrale a comenzii (“pick confirm”).

Shipping Document Sets: Facilitatea, in contextul unui volum mare de activitate in depozit, reduce semnificativ costurile cu forta de munca.

ASN: Acest document de notificare anticipata a livrarii comenzilor permite clientului programarea eficienta a viitoarelor receptii.

d) Integrarea serviciilor 3PL.

Solutiile de curierat migreaza de la aplicatiile monolitice, individuale, la platforme integratoare unde utilizatorii supply chain pot executa sarcini specifice, fluxuri de lucru si servicii Web aferente proceselor de distributie prin intermediul interfetelor de utilizator configurabile.

Cat de bine asigura WMS-ul integrarea solutiilor 3PL de curierat?

Un flux necontrolat de WMS al proceselor de operare a datelor si tiparire (cu imprimante care functioneaza cu riboane) a etichetelor de ambalaj este ineficient, consuma timp si de foarte multe ori reprezinta sursa erorilor in etichetarea corecta a ambalajelor. Integrarea in modulul WMS a unor solutii de marcare automata a ambalajelor reprezinta solutia pentru depozitele cu volum mare de activitate. Momentul alegerii tiparirii etichetelor de ambalaj este comandat de WMS si poate fi realizat in diverse etape ale fluxului de marfa, de la picking la expeditie.

Cat de usor integreaza WMS solutiile de Automated Marking Systems?

e) Asignarea corecta a comenzilor de livrare pe dock-uri.

Controlul asignarii comenzilor pe dock-uri si carausi, programarea unitatilor de incarcatura in ordinea inversa a operarii pe destinatii (prima destinatie de livrare se incarca ultima) reprezinta cateva din functiile unui WMS de eficientizarea a proceselor de expeditie.

Permite WMS-ul rapoarte detaliate pentru incarcarea corecta a vehiculelor?
Cum interopereaza modulele WMS si TMS pentru cresterea productivitatii operatorilor in zona de expeditie a comenzilor?

Productivitatea unui depozit World Class este de a obtine o acuratete de peste 99% a livrarilor, adica pentru fidelizarea clientilor, respectati cerintele de livrare ale comenzilor in proportie de peste 99%.