ERP Stocuri siguranta, durata aprovizionare, puncte lucru, depozite centrale, comenzi, logistica

Politica de achizitii intr-o firma de distributie este supusa influentei unor factori de naturi extrem de variate. Cei mai uzuali sunt:

1. Stocuri de siguranta.
O companie care dispune de finantare adopta in general o politica de stocuri de rezerva suficient de mari astfel incat sa transforme disponibilitatea imediata a bunurilor intr-un diferentiator in piata. In aceasta situatie compania accepta posibilele pierderi legate de imobilizarea capitalurilor, costurile de depozitare, deprecierea morala a bunurilor sau posibila expirarea a acestora, daca e cazul.

Aceasta politica este eficienta mai ales in cazurile in care firma activeaza intr-un mediu extrem de competitiv, in care este foarte dificil sa vina cu alte argumente: pret, calitate etc. In acest caz, serviciile oferite sunt decisive, iar timpul de raspuns si gradul de onorare a comenzilor sunt foarte apreciate de catre potentialii clienti.

2. Durata mica de aprovizionare.
In lipsa unui capital suficient disponibil, companiile sunt fortate sa-si ajusteze politica de stocuri in functie de cahflow. Rezultanta este necesitatea unui flux de aprovizionare suficient de flexibil si de precis astfel incat sa limiteze pierderile de vanzari din cauza lipsei de stoc.

De asemenea, departamentul de aprovizionare va fi mediatorul dintre dorinta vanzatorilor de a avea disponibil in permanenta produsele cerute si rezerva managerilor de a avea stocuri cu viteza mica de rotatie, mai ales in conditiile in care produsele expira sau se depreciaza moral rapid. Pentru a putea functiona, aceasta politica trebuie dublata de o infrastructura logistica bine pusa la punct, sau/si de parteneriate cu firme specializate, care sa garanteze timpi redusi de livrare.

1. Punctul de lucru se aprovizioneaza independent
Pot fi considerate avantaje: flexibilitatea ridicata, scurtarea timpilor de aprovizionare in anumite situatii. Calitatea unei aprovizionari corecte in aceasta varianta depinde decisiv de profesionalismul personalului implicat. Datorita dispersarii geografice, procesul decizional si criteriile de selectie abordate sunt dificil de controlat. De asemenea, exista si probleme legate de controlul nomenclatoarelor de produse si a implementarii unor strategii coerente la nivel national. Tendinta in piata este de a evita acest tip de aprovizionare, mai ales in conditiile in care organizatia creste.

2. Punctul de lucru se aprovizioneaza de la depozite centrale
In aceasta varianta, avantajele sunt: specializarea in timp a personalului responsabil, posibilitatea de a negocia avantajos in baza unor comenzi mai mari (cumulate), controlul asupra relatiilor cu furnizorii, optimizarea transporturilor, controlul stocurilor prin redistribuire, politica unitara a preturilor, bugetare a costurilor, controlul nomenclatoarelor etc. In aceasta varianta exista situatii in care se poate pierde din flexibilitatea de la punctul anterior, dar problema poate fi usor evitata, beneficiind in schimb de toate celelalte avantaje.

3. Mix intre primele doua variante (Nu este o practica uzuala)

Acest factor de regaseste in distributia departamentului de aprovizionare si este singurul factor compensator pentru influentele negative legate de restul factorilor mentionati.

Comanda este estimata si emisa de catre punctul de lucru
Aceasta varianta este posibila numai in cazul in care persoanele desemnate cu intocmirea necesarului de aprovizionat au experienta si pregatirea necesare si sunt capabile sa preia responsabilitatea rezultanta. De asemenea, este de evitat alocarea acestei functiuni departamentului de vanzari local sau gestionarului, acestia neputand avea o perspectiva obiectiva, fiind tentati sa supraestimeze, respectiv subestimeze cererea.

Este posibil ca in cazul existentei unui numar mare de puncte de lucru, aceste conditii sa fie greu de respectat. De asemenea, este necesara o buna comunicare la nivel teritorial, pentru a putea informa punctele de lucru asupra campaniilor promotionale gandite la nivel central, astfel incat acestea sa fie luate in calcul la emiterea comenzilor.

Un departament centralizat care sa coordoneze aprovizionarea
Se presupune ca indeplineste deja criteriile de mai sus. El este autonom si are un punct de vedere propriu, independent de influente externe. Fiind o echipa si nu cate un om in fiecare punct de lucru, in timp acumuleaza mult know-how, iar in cazul rotatiei de personal, grupul preia eventualele socuri. Dezavantajul este legat de faptul ca este dificil de pus la punct un sistem de comunicatie eficient si echilibrat la nivel interdepartamental, existand posibilitatea omiterii anumitor informatii utile. De asemenea, trebuiesc primite in timp util cererile exceptionale existente la nivelul unui punct de lucru, si care nu pot fi prevazute de la centru.

Este decisiv in ceea ce priveste posibilitatea de aplicare in practica a strategiei de aprovizionare agreate. O baza logistica bine dimensionata cuplata cu un sistem informatic puternic conduc la timpi redusi de executie, la costuri operationale reduse, la eliminarea pierderilor si la independenta fata de rotatia personalului.In ultima perioada, ca urmare a aparitiei operatorilor logistici specializati, este de luat in calcul outsourcing-ul acestui tip de operatiuni.

Un sistem informatic integrat de tip ERP, care opereaza in imp real si care are implementati algoritmi specifici aprovizionarii, dublat de un sistem de raportare avansat poate face diferenta dintre o munca placuta si eficienta si una extrem de obositoare, tensionata si lipsita de satisfactii.

In functie de posibilitatea influentarii pietei in sensul dorit de catre companie, se pot adopta doua strategii de aprovizionare:

Aprovizionare la target de vanzari – compania influenteaza piata.
Este visul oricarui departament de aprovizionare. In urma stabilirii bugetelor de cheltuieli si a targetelor de vanzari (bazate bineinteles pe analize detaliate in prealabil), se poate construi o politica coerenta de stocuri bazata pe ideea ca se cunoaste deja necesarul de aprovizionat. Trebuie totusi atentie la realizarea obiectivelor stabilite si comunicarea din timp a deviatiilor aparute.

Aprovizionare bazata pe analiza datelor istorice – compania urmeaza piata.
In acest caz targetul de vanzari are un caracter orientativ, neexistand nici o garantie ca va fi atins. In consecinta este responsabilitatea aprovizionarii asigurarea unui stoc corespunzator cererii reale. Termeni precum:serii de timp, trend, sezonalitate, promotii, efectele de Craciun, An nou sau Paste, out-of-stoc, informatii in timp real, relatie buna cu furnizorii, durata de reaprovizionare, transport eficient, timp de pregatire comenzi trebuiesc stapaniti aproape de perfectiune pentru a putea raspunde eficient mutatiilor pietei. Riscurile sunt mari si raspunderea pe masura.

In general sunt doua mari faze ale lansarii comenzilor:

Pregatirea necesarului de aprovizionat pe baza criteriilor de mai sus. Necesarul se estimeaza in functie de un set de parametri specifici tipului de produs. Iata cate va exemple:

FMCG
Pentru produsele cu viteza de rotatie mare, trebuiesc luati in consideratie urmatorii parametri: VMZ corectat cu pierderile datorate lipsei de stoc, sezonalitate, trend, stoc maxim, stoc minim, stoc avertizare comanda, durata livrare la punctele de lucru, marfa in perioada critica, promotii in curs, marfa pe drum, rezervari stoc, target etc.

Produsele cu miscare lenta, cu valori mari sau cu cerere inconstanta
In acest caz aprovizionarea porneste de la urmarirea statusului comenzilor de client. Produsele regasite in comenzile de client confirmate care nu pot fi onorate din stoc si pentru care nu s-a emis deja o comanda de aprovizionare, se grupeaza pe diverse criterii (producatori, branduri, clasificari, proprietati etc) si se corecteaza cu un eventual stoc de siguranta.

Produsele de serie mica, dependente de sezon etc
In general comenzile le acest gen de produse se lanseaza cu mult timp inainte si se bazeaza pe opiniile expertilor in domeniu. Este un tip de aprovizionare cu grad mare de risc si care necesita cunoasterea in detaliu a pietei si a tendintelor din domeniu.

Daca produsele au un singur furnizor, atunci lucrurile sunt clare.
Daca exista un set posibil de furnziori, atunci acestia sunt supusi unui proces de evaluare. Un furnizor este evaluat dupa: conditiile comerciale oferite, durata de aprovizionare, cantitate minima pe comanda impusa, valoare minima pe comanda furnizor, unitati de impachetare furnzior, istoricul relatiilor etc. De asemenea, poate fi luat in calcul si obiectivul optimizarii costurilor de transport prin crearea de trasee de aprovizionare care sa grupeze furnizorii apropiati geografic.