Practicile din domeniul SCM (Supply Chain Management)

Articol scris de: Dr. ec. George Ogrinja, Director Supply Chain, Profesor asociat Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica, ASE Bucuresti

Povestea Turnului Babel

Atunci cand am inceput scrierea acestui articol, mi-a venit in gand „Povestea turnului Babel”: Se spune ca a fost odata un oras numit Babel ai carui locuitori se intelegeau foarte bine.

La un moment dat ei s-au gandit sa construiasca un turn ca sa ajunga la Dumnezeu, ba chiar sa il depaseasca. Au construit ei ce au construit si la un moment dat Dumnezeu a vazut necredinta lor fata de El si le-a schimbat limba. Unul vorbea o limba altul vorbea alta limba si asa nu s-au mai inteles si astfel turnul s-a intrerupt din executie.

Motive pentru care proiectele SCM esueaza

Imaginati-va cate dintre proiectele din domeniul supply chain logistics nu si-au atins scopurile initiale (aidoma turnului Babel) din cauza absentei unei strategii logistice si a lipsei de intelegere a conceptelor logistice.

Absenta

unui standard in domeniu, unanim acceptat de organizatiile profesionale

Migrarea

catre logistica a unui mare numar de persoane cu background profesional din alte domenii

Inexistenta

in cadrul companiilor a unor politici de formare logistica profesionala

Asadar, fara o strategie de tip “Put people first”, solutiile IT implementate nu vor rezolva ineficienta proceselor logistice. In seria de articole care vor urma vom incerca sa invatam limbajul logistic si sa-l utilizam intr-o forma pragmatica prin best practice-urile care vor fi prezentate.

Scurta introducere despre Supply Chain Management (SCM)

De-a lungul ultimei decade a existat un interes crescut in ceea ce priveste utilizarea metodelor de Supply Chain(SC) pentru imbunatatirea performantei companiilor.

Numeroase industrii au recunoscut importanta integrarii proceselor/activitatilor din SC si ca rezultat, SCM-ul a devenit o parte din standardele practicilor de afaceri. Simultan, interesul cercetarilor in SCM a crescut exploziv astfel incat ciclul continuu practice-research-practice a condus la dezvoltarea unor noi concepte si la implementarea de noi practici.

Prin convergenta dintre teorie si practica vom furniza cititorilor in domeniul SCM:

Un set de tutoriale asupra metodelor si practicilor cheie
Prezentarea unor practici diverse utilizate cu succes in domenii industriale multiple
Descrierea noilor metodologii introduse in practica imbunatatirii eficientei proceselor

De ce Supply Chain Management si nu Logistics Management (LM)?

Exista in randul practicienilor confuzii in intelegerea si diferentierea termenilor SCM si LM. Uneori acesti termeni sunt folositi interschimbabili, considerandu-se ca se refera la aceleasi lucruri, activitati. Nu este de mirare, deoarece exista foarte multe definitii ale celor 2 termeni in cercurile stiintifice si profesionale.

Chiar si the Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) a recunoscut acest lucru: “De cele mai multe ori SCM este confundat cu termenul de LM (Managementul Activitatilor Logistice)”.

Cand discutam despre evaluarea performantei unui SCM este foarte important sa cadem de acord asupra definitiei acestuia. De aceea, am ales una din cele mai respectate surse standard de definitie a unui SCM, respectiv the Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP).

Definitia Supply Chain Management

In viziunea consiliului CSCMP, Supply Chain Management reprezinta planificarea si managementul tuturor activitatilor implicate in stabilirea surselor si achizitia produselor, conversia acestora si managementul activitatilor logistice. SCM-ul include coordonarea si colaborarea intre partenerii de afaceri, precum furnizorii de produse, canalele intermediare, furnizorii de servicii si clientii pentru integrarea si realizarea managementului eficient al cererii si ofertei.

Asadar, Apple Inc achizitioneaza materii prime (subansamble) din diverse surse (Sourcing) pe care le transporta pentru ansamblare la o fabrica din China (Manufacturing). De aici, produsele finite sunt livrate consumatorilor astfel:

Clientilor finali care cumpara online prin intermediul furnizorilor de servicii logistice tip curierat UPS/Fedex
Canalelor de distributie precum magazine, companiile proprietare a retelelor de comunicatii, alti distribuitori prin Centrul de Distributie Elk Grove, California, care detine si un Call Center

La sfarsitul ciclului de viata al produselor, clientii pot returna produsele celui mai apropiat magazin Apple sau companiilor de reciclare specializate.

Fig. 1 Supply Chain Model of Apple Inc (sursa: scm-operations.com)

Acesta este singurul model de reprezentare a unui SC?

a) Cum vede directorul de vanzari modelul de SC?

Din practica companiilor rezulta ca pentru directorul de vanzari aceasta reprezentare a SC-ului nu este interesanta. Planul lui de vanzari contine atat cifre globale, dar si defalcate pe canale de distributie. De aceea, pentru el o reprezentare pe canale de distributie a modelului de SC este mult mai apropiata de interesul acestuia.

In Figura 2 prezentam unul din canalele de distributie (cel mai lung) din reteaua SC Apple si care reprezinta cel mai traditional canal de vanzari si anume vanzarea prin magazine de retail specializate (RETAIL STORES).

Fig.2 Canalul de distributie Retail

Dupa cum se poate observa in modelul din Fig 1, Apple foloseste un “multichannel distribution system” pentru a satisface unul sau mai multe segmente de clienti. Vom discuta intr-unul din articolele urmatoare despre importanta segmentarii SC in vederea cresterii nivelului de satisfacere a cererii clientilor.

b) Cum ar trebui sa vada directorul de SCM modelul de SC?

Interpretand practic definitia consiliului CSCMP de mai sus, SCM include planificarea, proiectarea, controlul si implementarea tuturor proceselor de afaceri referitoare la aprovizionare, productie, distributie si a functiilor de onorare a comenzilor clientilor (Fig. 3).

Fig. 3 Un model al proceselor de afaceri din SCM

Acest trend de dezvoltare a SCM este reflectat deja in preocuparile marilor companii de a angaja cu prioritate in domeniul supply chain persoanele cu pregatire in domeniul proceselor (business process management) in detrimentul celor care au experienta in organizatiile cu structura ierarhic-functionala. In capitolele urmatoare vom prezenta procesele care compun aceste functii si ce inseamna managementul schimbarii de la structurile functionale la structurile orientate catre proces.

Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP): Definitie Managementul activitatilor logistice

Managementul activitatilor logistice este parte a SCM care planifica, implementeaza si controleaza eficienta fluxurile normale si inverse, stocarea bunurilor, serviciilor si a informatiilor asociate acestora intre locatiile de livrare si locatiile de consum in scopul satisfacerii cerintelor clientilor.

Vom numi in continuare Managementul activitatilor logistice in mod simplu, LOGISTICA.

Doua concepte introduse in aceasta definitie stabilesc practic esenta logisticii: Flux/Miscare (Transport intre locatii) si Stocare (Stoc, Depozitare in cadrul locatiilor). In conformitate cu CSCMP, Logistica include in mod normal urmatoarele activitati:

Managementul transportului
Managementul flotei
Depozitarea
Manipularea marfurilor
Onorarea comenzilor
Proiectarea retelei logistice
Managementul stocului
Planificarea cererii si ofertei
Managementul furnizorilor externi de servicii logistice

In unele cazuri, logistica poate include si urmatoarele functii:

Stabilirea surselor de aprovizionare si managementul aprovizionarii
Planificarea si programarea productiei
Ambalarea si asamblarea
Relatiile cu clientii (customer service)

In mod succinct, logistica este aplicarea celor 7P: Cantitatea potrivită a bunurilor potrivite, la timpul potrivit, de calitate potrivită, la costurile potrivite, la locul potrivit si cu informațiile potrivite transmise tuturor partenerilor.

Aliniindu-ne la definitiile CSCMP si pentru a elimina confuzia din randul cititorilor si practicienilor prezentam in Fig 4 relatia dintre SCM si Logistica.

Fig.4 Relatia dintre Logistica si SCM

De la structurile organizatorice functionale independente la structurile organizationale orientate pe proces.

PROCESE, PROCESE si …INTEGRARE

Definitie Proces: O serie de activitati interdependente, realizate in secventa continua, care convertesc intrarile de produse, informatii, servicii in rezultate (iesiri) care sa respecte obiectivele stabilite.

Conform organizatiei non-profit American Productivity & Quality Center (APQC), autoarea open standardului Process Classification Framework (PCF), cu aplicare in domenii industrial diverse:

procesele consuma resurse

solicita standarde de lucru pentru obtinerea repetata a performantelor stabilite

raspund la sistemele de control care monitorizeaza direct calitatea si performanta acesora

Deaorece importanta standardelor este semnificativa in realizarea unui mediu performant stabil de desfasurare a proceselor in capitolele urmatoare va vom prezenta cateva standarde din domeniul SCM.

Sa urmarim acest studiu general de caz pentru a intelege importanta organizarii unei companii orientate pe procese.

Fig. 5 Structura organizational ierarhic functionala

Orice companie are ca obiectiv strategic maximizarea profitului prin realizarea:

Celui mai bun nivel de servire al clientilor

Celor mai mici investitii in stocuri

Celor mai mici costuri de productie/achizitie

Celor mai mici costuri de distributie

Presupunem ca organizatia dumneavoastra are o structura ierarhic functional, conform Fig.5

Conform imaginii din Fig. 5, fiecare departament raspunde de obiectivele proprii asumate, derivate din obiectivele generale ale companiei. Rezolvarea propriilor obiective asumate de catre fiecare departament va conduce inerent la conflicte interdepartamentale, astfel:

Pentru a avea un nivel inalt de onorare a cererii, departamentul de marketing-vanzari va solicita un nivel inalt al stocului de produse. Aceasta solicitare satisface departamentul de productie (are continuu de lucru). In cazul modelului previzionat de satisfacere a cererii (produselor se produc pe stoc pe baza previzionarii cererii), riscul de evaluare incorecta a cererii reale creste si ca urmare volumul stocului nevandabil sau greu vandabil va atrage in conflict departamentul financiar. Departamentul financiar va acuza departamentul de marketing pentru imobilizarile financiare efectuate in stocurile nevandabile.

Si lista conflictelor continua, resursele interne ale organizatiei fiind consumate pentru mentinerea unui echilibru intern de lucru.

Managementul schimbarii: Aflata in permanent conflict, conducerea companiei solicita initierea unui proiect de supply chain.

Aprioric implementarii proiectului de SC efectuati managementul schimbarii: Deoarece SCM presupune organizarea pe procese a companiei, in care departamentele colaboreaza intern avand obiective comune si nu specifice (vezi cazul prezentat anterior), recomandarea noastra este sa evitati managementul simultan al schimbarii interne (colaborarea interdepartamentala) si externe (colaborarea intre parteneri).

Pentru implementarea cu succes a unui proiect de SC, angajatii trebuie sa fie convinsi ca partajarea informatiilor comune intre diviziile companiei este foarte importanta pentru realizarea eficienta a obiectivelor acesteia. Foarte adesea, asteptarile companiei in colaborarea cu partenerii externi importanti nu sunt indeplinite deoarece grupurile interne de lucru nu sunt obisnuite sa colaboreze intre ele. De aceea, va recomandam sa asigurati mai intai increderea propriilor angajati in importanta colaborarii interne pentru a spera ulterior la o colaborare externa eficienta. In Fig 6 este prezentata structura unei companii orientata pe procese.

In structura organizationala orientata pe procese, echipele lucreaza atat ierarhic-functional (integrarea pe verticala) dar si orizontal (interdepartamental), avand obiective specifice, dar si comune orientate catre satisfacerea clientilor.