Română
EnglezăRolul sistemului ERP in controlul retelelor de distributie si managementul stocurilor
Rolul ERP in Controlul retelelor de distributie si managementul stocurilor. Ce companii ar trebui sa aiba in vedere achizitia unei aplicatii pentru gestiunea stocurilor? Dereglarea fluxurilor financiare ale companiei, Supraincarcarea/subincarcarea infrastructurii logistice, Costuri datorate deprecierii stocului
Rolul ERP in Controlul retelelor de distributie si managementul stocurilor
Ce companii ar trebui sa aiba in vedere achizitia unei aplicatii pentru gestiunea stocurilor?
In principiu, toate companiile care au un portofoliu de produse stocabile considerat semnificativ ca importanta ar trebui sa aiba in vedere achizitionarea unei aplicatii capabile sa gestioneze eficient stocurile. Scalabilitatea si complexitatea aplicatiilor necesare rezolvarii nevoilor curente sunt direct proportionale cu problematica operationala.
Companiile trebuie sa selecteze acel instrument informatic care le aduce cea mai mare valoare adaugata versus costurile de achizitie, implementare si intretinere. In cazul firmelor care au probleme majore in gestionarea stocurilor, achizitionarea unui ERP este o investitie directa in sanatatea companiei, iar recuperarea costurilor initiale poate fi foarte rapida prin stoparea pierderilor curente si, mai ales, viitoare si prin beneficiile evidente resimtite prin implementare.
Cum se realizeaza controlul distributiei cu ajutorul SeniorERP?
Controlul distribuitiei este prezent la doua nivele: operational si managerial. Controlul operational se realizeaza prin proiectarea, implementarea si respectarea unor fluxuri coerente de lucru la nivelul departamentelor si/sau interdepartamental. Controlul la nivel managerial implica studiul indicatorilor cantitativi/calitativi aferenti diverselor procese de lucru si actiuni corective acolo unde este cazul. De asemenea, este foarte important principiul bugetarii costurilor si a veniturilor si urmarirea realizarii acestora prin structurile de centre de cost/venit/profit specifice. Companiile de distributie care doresc sa faca pasul de la un management antreprenorial catre unul bazat pe proces, trebuie sa-si asume acest mod de lucru, care aduce nu numai control, ci si scalabilitate.
Asa cum mentionam mai sus, ca si principiu general, prezent la toate nivelele organizatiei, prin implementarea SeniorERP, se urmareste redirectionarea activitatilor departamentelor dinspre zona operational repetitiva catre analiza si control.
Cum se pot evalua performantele unei retele de distributie cu ajutorul SeniorERP?
Prin analiza diversilor indicatori calitativi sau cantitativi specifici fiecarui proces de lucru in parte si prin analiza indicatorilor financiar economici cumulativi la nivelul organizatiei. Exista indicatori pentru procesul de vanzare, pentru cel de achizitie, pentru logistica, cash flow, etc. Datorita complexitatii acestor analize si a volumului, uneori enorm, de date analizate, SeniorERP dispune de instrumente de tip Business Intelligence, special destinate acestui tip de analiza. Nu neglijam nici rapoartele operationale, rapide si simple de utilizat si inteles, care ajuta in desfasurarea eficienta a activitatilor curente.
Exemple de indicatori operationali critici ai afacerii: Indicatori logistici (Timpi pregatire comanda; Grad incarcare parc auto; Rotatia stocurilor) sau indicatori de vanzari (Numar documente; Valoare medie document; Adaos comercial/rata profitului; Numar pozitii pe document; Numar produse vandute; Numar clienti activi; Perioada medie de incasare; Grad de neincasare; Volum retururi; Discount mediu etc.).
In cazul implementarii unui sistem distribuit, fara existenta unei retele de tip VPN, comunicatia statiilor de lucru cu serverul de aplicatie va utiliza protocolul HTTP, confidentialitatea si integritatea mesajelor fiind asigurata de infrastructura PKI.
Daca este folosit ca suport server aplicatie Windows 2003 cu IIS 6.0 transmisia datelor de la server la client se realizeaza cu o compresie de pana la 1000%. In acest fel viteza de lucru (chiar si pe conexiuni slabe de tip dial-up sau GPRS) se mentine la un nivel constant ridicat.
In cazul existentei unei retele securizate de tip VPN se poate opta pentru comunicatie rapida binara, la nivelul TCP, fara compresie, cu sau fara securitate.
Banda necesara depinde de numarul de utilizatori simultani din locatia respectiva, de numarul de tranzactii si de tipul activitatilor utilizatorilor (ex: facturare versus raportare). Recomadare cu caracter imperativ: trebuie rezervata banda exclusiv ERP-ului, pentru a nu se suprapune traficul generat de serverul de E-mail/Internet cu cel generat de fluxurile din aplicatia ERP, aceasta suprapunere generand incetinirea proceselor.
Exista o legatura directa intre gestiunea stocurilor si profitabilitatea companiei?
Pentru orice manager al unei companii care se confrunta cu problema gestiunii stocurilor raspunsul este evident, mai ales in cazul companiilor care activeaza pe verticala import si distributie. Marfa este sangele care circula prin vene. In functie de cat de corect sunt alimentate organele, asa este de sanatos si intreg organismul. Zonele de impact ale politicii de stocuri sunt distribuite pe aproape toata suprafata organizatiei. O politica de stocuri incorecta poate avea urmatoarele efecte (intre altele):
1. Dereglarea fluxurilor financiare ale companiei.
In cazul existentei suprastocurilor, platile aferente importurilor, costurile cu transportul, facturile scandente la furnizori inainte ca firma sa poata sa vanda, nu mai vorbim sa incaseze, produsele achizitionate, pierderile de oportunitate datorate imobilizarii capitalului aduc dezechilibre in cashflow-ul organizatiei. Exista avantajul posibilitatii obtinerii de conditii avantajoase la cumpararea unui volum mai mare de bunuri, dar pe termen mediu sau lung, rezultatele pot fi dezastruoase in cazul in care compania nu poate sustine aceasta finantare, sau in cazul in care beneficiile comerciale sperate intarzie sa apara.
2. Deteriorarea relatiilor comerciale cu furnizorii.
Derivand direct din punctul 1, un casflow dezechilibrat conduce la plati intarziate catre furnizori, comenzi neregulate ca timp si structura, etc. Efectele negative nu sunt greu de imaginat.
3. Supraincarcarea/subincarcarea infrastructurii logistice.
Ambele situatii sunt extrem de neplacute. In cazul suprastocurilor devine greu de pus in practica orice management de depozit eficient. Eforturile de mutare a produselor cu miscare lenta sunt costisitoare si consumatoare de resurse. In cazul opus, costurile inutile de intretinere a unei infrastructuri supradimensionata, doar pentru cazurile de suprasarcina, reprezinta o piatra de moara pentru companie.
4. Costuri datorate deprecierii stocului.
In cazul produselor care expira, dimensionarea stocului astfel incat sa reprezinte un echilibru corect intre targeturile de vanzari prestabilite si riscurile de depreciere in cazul neatingerii acestora, constituie un exercitiu provocator, care pune la incercare experienta personalului decident, eficienta intrumentelor informatice, calitatea relatiilor cu furnizorii, viteza cu care informatiile provenite de la departamentul de marketing genereaza efecte etc.
5. Pierderi de vanzari datorate lipsei de stoc.
Este foarte frecvent cazul in care primul lucru pe care un vanzator il evidentiaza in cazul neatingerii target-ului este neacoperirea comenzilor pe produsele de clasa A. In unele cazuri se exagereaza, bineinteles, dar in majoritatea situatiilor, problema semnalata este reala. Distributia stocului existent, necorelata cu structura vanzarilor este o greseala comuna, datorata in special, lipsei de coordonare intre departamentele de aprovizionare si cel de vanzari si/sau inexistentei unui instrument informatic performant care sa furnizeze situatii relevante, in timp real, pentru fundamentarea deciziilor.
6. Rotatia personalului
Asa cum am observat, departamentele afectate de catre o politica deficitara de stocuri sunt multe si, de obicei, cu un numar mare de angajati. Tensiunile rezultante efectelor negative generate pot determina un grad ridicat de instabilitate al fortei de munca, mai ales in randul persoanelor decidente. In contextul curent al fortei de munca disponibile, este greu de cuantificat valoric efectul nedorit al rotatiei personalului, dar in mod sigur acesta este greu de neglijat.
Cu ce procente se reduc, in medie, stocurile in urma implementarii unei aplicatii (modul) dedicate?
Este dificil de inaintat un procent datorat exclusiv sistemului informatic. Datorita metodologiei de implementare, toate procesele de afaceri desfasurate in cadrul organizatiei sufera transformari majore. Rezultatele sunt cu atat mai spectaculoase cu cat numarul produselor din portofoliu este mai mare, cu cat compania are mai multe puncte de lucru de gestionat, forta de vanzari este dispersata pe mai multe divizii etc.
Care sunt factorii ce influenteaza aceste procente?
In mod clar, o politica de stocuri eficienta pentru organizatie este rezultatul unor procese de afaceri functionale la nivelul intregii companii. Aceste procese au proprietatea ca sunt, prin natura lor, interdepartamentale. Fara o buna comunicare intre vanzari, achizitii, logistica, financiar, marketing, nu se poate spera la un management optim al stocurilor. In mod natural, factorii care dau consistenta beneficiilor rezultate in urma implemenatarii unui sistem informatic, au o varietate bogata:
