Română
EnglezăCum controlezi veniturile si cheltuielile companiei folosind un sistem ERP?
Cum stabilesti bugetul unei companii?
Sfarsitul de an reprezinta, pentru majoritatea companiilor, perioada in care se evalueaza rezultatele anului ce aproape se incheie si se stabilesc planurile, obiectivele si bugetele pentru anul urmator.
De obicei sunt definite intai planurile si obiectivele generale ale companiei, care apoi sunt detaliate la nivel de puncte de lucru, departamente, divizii sau alte categorii / clasificari specifice companiei. In functie de acestea se stabilesc ulterior si bugetele, pe baza acelorasi clasificari.
Cum stabilesti bugetul unei companii?
Sfarsitul de an reprezinta, pentru majoritatea companiilor, perioada in care se evalueaza rezultatele anului ce aproape se incheie si se stabilesc planurile, obiectivele si bugetele pentru anul urmator.
De obicei sunt definite intai planurile si obiectivele generale ale companiei, care apoi sunt detaliate la nivel de puncte de lucru, departamente, divizii sau alte categorii / clasificari specifice companiei. In functie de acestea se stabilesc ulterior si bugetele, pe baza acelorasi clasificari.
Stabilirea si bineinteles, respectarea bugetelor este o actiune benefica pentru orice companie, deoarece ii permite o mai buna urmarire a cashflow-ului. Nu in ultimul rand, definirea unor bugete de venituri si cheltuieli permite managementului sa ajusteze factorii de care depinde, in final, profitul. Astfel, avem pe de o parte cheltuielile, un factor care se afla in totalitate in controlul companiei, si apoi veniturile care, desi de cele mai multe ori variaza in functie de factori externi companiei, pot fi controlate intr-o anumita masura prin monitorizarea si optimizarea constanta a canalelor si a fortei de vanzari, a portofoliului de produse si servicii etc.
Dar haideti sa vedem exact cum pot fi puse in aplicare astfel de sisteme de bugetare cu ajutorul sistemului ERP:
1. Definirea unei structuri clare de centre de venituri si cheltuieli
SeniorERP permite stabilirea unei structuri arborescente cu un numar nelimitat de centre de costuri si venituri, in functie de diferite criterii agreate la nivel de companie: asezare geografica (puncte de lucru, zona), departamente (marketing, logistica, comercial etc), tipuri de cheltuieli sau proiecte specifice.
Odata definita aceasta structura in ERP, costurile efective vor fi mult mai usor de urmarit si incadrat in limitele bugetate. Spre exemplu, unele companii aleg sa-si urmareasca costurile pana la nivel de agent comercial sau masina. In ceea ce priveste repartizarea corecta a tranzactiilor pe centrele de costuri si venituri, acest proces se realizeaza automat in SeniorERP, in functie de formulele definite in sistem.
2. Dimensionarea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli
Dupa ce a fost definita in ERP structura de centre la nivelul companiei, urmeaza configurarea bugetelor lunare specifice. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Pentru fiecare sectiune de buget poate fi numit un responsabil, fiind posibil astfel transferul actului de decizie catre verigile operationale.
In plus, pe langa componenta pasiva, de constatare a cheltuielilor, sistemul ERP are si una preventiva, proactiva. Aceasta are in vedere operatiunile care genereaza cheltuieli cu mult inaintea inregistrarii contabile a documentelor. De exemplu, decontul de cheltuieli aferent unei deplasari in interes de serviciu se inregistreaza la revenirea in firma. Intre timp un alt angajat poate cere un avans pentru o alta deplasare, dar nu se stie daca bugetul a fost depasit sau nu.
Componenta de raportare a ERP permite:
3. Atingerea targetului de vanzari
Privind cel de-al doilea factor influentator al profitului, si anume venitul, o metoda raspandita de a-l controla este prin stabilirea unor obiective de vanzari, denumite si targete.
O analiza completa si eficienta a vanzarilor va permite identificarea factorilor influentatori ai nivelului acestora si modalitatile prin care pot fi diminuati cei de natura negativa. Sistemul de raportare integrat ERP-ului utilizeaza datele de vanzari existente, introduse de utilizatori, pentru a analiza factori precum trend, sezonalitate, promotii, investitii, modificari in structura pietei si pentru a sustine decizii corecte legate de stabilirea targetelor de vanzari si acordarea de bonusuri.
In plus, managerii pot sa vada permanent masura in care obiectivele sunt atinse, comparand veniturile estimate versus cele obtinute efectiv, analizand stadiul in care se afla oportunitatile sau evolutia vanzarilor pe fiecare produs in parte.
Stimularea vanzarilor se poate face pornind de la aceste targete si acordand bonusuri angajatilor care le ating.
In ceea ce priveste algoritmii de calcul pentru comisioanele care sa recompenseze agentii comerciali si in acelasi timp sa concentreze munca acestora in directia dorita, acestia au de cele mai multe ori in componenta indicatori precum: volumul de vanzari (pe game, pe tipuri de clienti, pe puncte de lucru etc.), calitatea vanzarii (numarul de clienti, numarul de produse, numarul de game de produs, discount-ul mediu acordat, termene de plata acordate), volumul incasarilor, calitatea incasarilor (termene de plata respectate, urmarire pe client si punct de lucru al clientului).
Sistemul ERP ofera rapoarte complexe, care iau in considerare toti acesti indicatori, dar care in acelasi timp prezinta informatiile intr-o forma usor de inteles pentru utilizator, calitatea lor fiind decisiva pentru un management inteligent al afacerii.
4. Controlul eficient al cashflow-ului
Pe langa cheltuieli si venituri, componenta ERP de control al bugetelor implica si analiza cashflow-ului, ca si indicator financiar de baza. Cunoasterea din timp a varfurilor de plati, controlul termenelor de plata acordate clientilor, posibilitatea de avertizare in timp real in cazul depasirii acestora, planificarea realizarii de noi investitii sunt necesitati stringente pentru orice companie.
In sistemul ERP, cashflow-ul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii. O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow-ului. In plus, sistemul ERP permite si acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu-se stabili scadente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de cashflow putand finanta produsele care necesita sustinere.
Pentru a evita situatiile in care termenul de plata al documentelor este mult depasit, sistemul ERP permite blocarea emiterii de noi documente catre clientii respectivi la depasirea unui anumit prag stabilit.
Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important.
In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul dintre criteriile acordarii de bonusuri poate fi si cel al respectarii termenelor de plata agreate.
O alta politica de imbunatatire a cashflow-ului este integrarea pe verticala a noi canale de distributie care asigura un cashflow imediat: retail, online, IKA etc.
