ERP Studiu de caz: Koelner Romania – distributie Materiale de Constructii

Firma Koelner Romania SRL a fost infiintata in anul 2001,ca sucursala a concernului Koelner SA din Wroclaw-Polonia, avand ca obiect principal de activitate importul si distributia in Romania de elemente de fixare si unelte utilizate cu precadere in constructii. Firma are personalitate juridica romana in care actionariatul este detinut in totalitate de firma Koelner SA Polonia.

Sediul social si administrativ contine spatii de birouri pe o suprafata de 108 mp. si depozite de marfa pe o suprafata de 2000 mp. Marfa este clasificata in 20 de grupe principale, 10 grupe pentru sistemele de fixare in constructii si 10 grupe pentru scule de mana si accesorii pentru masini electrice, utilizate in constructii.

Echipa de vanzari este formata din cca 20 persoane. Koelner dispune de un parc auto format din 13 masini, iar depozitele in care lucreaza 2 gestionari si 5 muncitori sunt dotate cu 2 stivuitoare si 5transpalete. Gestionarea marfiipresupune urmarirea a cca. 7500 de repere.

Sistemul de distributie este combinat, folosindu-se canalele cu distribuitori locali in fiecare judet si distributia directa la retelele de hypermarketuri de bricolaj. Printre clientii principali se numara: Bricostore S.A., Mr. Bricolage, Bautechnik Ceresit, Swisspor, Arthur Group, Arabesque, G&G, Isopor, Woodcote, Free Star, Pro Confort, Real Construct, Menatwork, etc. Numarul total de clienti este de peste 800, din care jumatate sunt clienti permanenti.

Implementarea SeniorERP a avut rolul de a crea premisele necesare functionarii eficiente a companiei precum si suportarea ritmului de crestere si dezvoltare preconizat pe termen mediu si lung. SeniorERP a fost solutia aleasa si implementata de Koelner ca sistem dedicat verticalelor de import, distributie si logistica. SeniorERP este instrumentul folosit pentru a gestiona managementul proceselor in cadrul activitatilor de import si distributie desfasurate de filiala din Romania a grupului Koelner.

Implementarea platformei SeniorERP a reprezentat un suport pentru managementul schimbarii la nivel structural, al unificarii procedurilor operationale si suport pentru dezvoltarea operatiunilor Koelner in Romania.

O parte semnificativa a efortului de implementare a solutiei ERP a fost reprezentat de preluarea datelor din vechiul software folosit, precum si din fisierele disparate folosite ca baza de calcul in diferite momente. Senior Software a asigurat migrarea cu succes a datelor critice pentru functionarea companiei pe platforma unica oferita de SeniorERP.

Analiza si importul datelor au fost realizate de catre specialistii Senior Software intr-un timp record, astfel incat calendarul de lucru al Koelner a fost respectat in totalitate. Importurile de marfuri, realizate periodic, reprezinta o parte importanta a activitatii curente de gestiune. Datorita complexitatii receptiei fizice si a calculului costurilor marfurilor, datorate numarului foarte mare de repere dintr-o livrare externa, se pierdeau vanzari importante in timpii morti dintre sosirea marfii si momentul cand aceasta era efectiv disponibila spre vanzare.

Solutia in sine si personalizarile facute permit acum utilizatorilor sa preia marfurile intr-un interval de timp redus cu peste 500% fata de durata initiala pre-implementare.

La momentul implementarii, Koelner se confrunta cu dificultati structurale in ceea ce priveste :

• cresterea gradului de satisfactie a clientilor;
• schimbarea structurii organizationale, de la structura ierarhica fixa pe verticala la o structura orientata pe procese;
• integrarea completa a proceselor companiei si orientarea acesteia catre activitatile cu valoare adaugata.

Particularitatile verticalei implementate:

• viteza foarte mare de circulatie a produselor in care corectitudinea si completitudinea livrarilor este foarte importanta
• timpul foarte scurt de onorare a comenzilor clientilor
• gestiunea eficienta unui portofoliu de peste 7500 de produse
• cresterea asteptarilor clientilor in satisfacerea comenzilor
• controlul calitatii si disponibilitatii stocurilor
• determinarea rapida a cerintelor de aprovizionare
• controlul costurilor de achizitie, precum si a preturilor de vanzare aferente unui numar mare de produse
• tratarea rapida si corecta a operatiunilor post-vanzare (trasabilitatea, rezolvarea neconformitatilor la livrare, elaborarea de actiuni corective)

Programul folosit inaintea implementarii SeniorERP nu asigura integrarea proceselor de afaceri, si nu oferea posibilitatea urmaririi conditiilor comerciale avute cu partenerii. Din analiza de risc, se putea deduce un grad mare de pericol de business, in cazul in care softul folosit initial nu mai beneficia de suport. In cursul fazelor incipiente ale implementarii s-au observat pentru prima data parametrii financiari reali ca fiind sub asteptari.

In urma analizelor detaliate oferite dupa implementarea modulelor centrale ale SeniorERP, s-a observat ca in urma influentelor negative generate de catre evolutia cursului valutar (preturile de vanzare fiind tinute in ROL), precum si lipsei de control a preturilor de vanzare in relatia cu hypermarketurile (comenzile erau introduse asa cum erau primite prin fax, nefiind practic ca pentru fiecare produs din fiecare comanda sa fie verificat pretul din contract, datorita volumului foarte mare de comenzi), profitul din activitatea operationala era puternic afectat. In urma analizelor, pe baza concluziilor oferite de rapoartele SeniorERP, au fost elaborate si implementate un set de masuri compensatorii imediate, pe mai multe directii, care sa asigure stabilizarea proceselor si fluxurilor si un suport stabil pentru dezvoltarea ulterioara.

Sistemul SeniorERP a fost puternic personalizat pentru necesitatile specifice proceselor interne ale Koelner, in special pe relatia cu hypermarketurile. De asemenea, SeniorERP asigura instrumentele pe baza carora se fundamenteaza si raportarile catre compania mama.

In vederea eficientizarii si automatizarii proceselor de achizitie, redistributie si vanzare, sistemul opereaza in timp real, folosind o baza de date unica Microsoft SQL Server 2005.

• reducerea costurilor logistice de operare prin cresterea vitezei de rotatie a stocurilor si a optimizarii procesului de aprovizionare
• cresterea gradului de satisfactie a comenzilor clientilor prin eliminarea in mare masura a erorilor umane si prin reducerea rupturilor de stoc
• cresterea activitatii depozitului fara alocarea de resurse umane suplimentare prin eficientizarea proceselor logistice (cresterea numarului liniilor de receptie, a pozitiilor in documentele de livrare, a fluidizarii receptiilor si livrarilor)
• trasabilitatea in aval si amonte a produselor pe intreg lantul de aprovizionare si distributie
• implementarea managementului calitatii, asimilarea unei viziuni de dezvoltare a companiei orientata pe procese si masurarea corecta a indicatorilor cheie de performanta.