Studiu de caz: Cresterea vanzarilor si optimizarea stocurilor la General Parma Food cu ERP, BI si SFA

Infiintata in 1991, General Parma Food este importator si distribuitor de produse alimentare si are ca principal obiectiv promovarea produselor alimentare de calitate superioara. In cei 20 de ani de activitate, compania a ajuns la un portofoliu de peste 3.000 de produse, pe care le distribuie prin intermediul unui sistem complex de parteneri, avand acoperire directa pentru zonele Bucuresti si Constanta si indirect la nivel national prin intermediul partenerilor. (Livrarea pentru grupurile de distributie Metro, Carrefour, Billa, Sellgros, Kaufland, Rewe si subdistribuitori se realizeaza prin intermediul platformei de distributie din Bucuresti.) Activitatea General Parma Food este structurata pe doua divizii (HORECA si RETAIL), cu game de produse specifice.

„De-a lungul a 16 ani de activitate, cresterile constante ale numarului si volumului de produse distribuite, ale numarului de parteneri si clienti, dar si ale nivelului de concurenta pe piata locala a distribuitorilor de produse alimentare au generat o serie de provocari importante in activitatea desfasurata de General Parma Food.“

„Factorul care a declansat constientizarea tuturor acestor provocari a fost o problema punctuala cu care se confruntau agentii de vanzari: odata ajunsi la client pentru a prelua o comanda, agentii nu stiau ce marfa aveau disponibila in depozit, respectiv daca puteau onora comanda. „Erau situatii in care unii agenti nu mai «prindeau» marfa. Iar vanzarile depindeau foarte mult de componenta umana numita «facturist» – el decidea daca mai poate aloca marfa din stoc“, afirma Mihai Moise, Director IT General Parma Food.

Pornind de la aceasta problema punctuala, General Parma Food a declansat un proces de analiza interna, care a relevat principalele dificultati cu care se confrunta compania la nivelul anului 2006:

Toate aceste elemente ingreunau efortul de eficientizare al activitatii, iar riscul pierderii unor oportunitati de afaceri era unul foarte mare.

Ca urmare a acestui cumul de conditii, General Parma Food a demarat in 2006 un proces de identificare a unei solutii informatice, care sa raspunda optim cerintelor enumerate anterior si, mai ales, nevoilor specifice de business.

„Societatea noastra are un anumit specific – in sensul ca este dificil de gestionat, avand peste 3.000 de produse, dintre care aproximativ 50% provin din piata interna, iar restul din importuri. Pentru a gestiona acest volum de produse cu o forta de vanzare care are mai multe divizii si pentru a reusi ca fiecarui client, pe fiecare canal de vanzare, sa ii oferi ceea ce ii este specific si in conditii optime trebuie sa lucrezi pe baza unor indicatori manageriali, care sa iti dea pentru fiecare divizie, pentru fiecare canal prioritizarea respectiva. Iar acest lucru nu se poate face decat avand informatie“ explica Eugen Savu, Director General Parma Food.

Un al doilea criteriu de selectie al furnizorului solutiei a fost cel al gasirii unui partener de implementare local, care sa cunoasca si sa inteleaga specificul pietei romanesti de distributie: „Daca am fi lucrat cu o firma straina, cu o alta mentalitate, care nu ar fi inteles problemele locale, ar fi existat riscul sa ratam colaborarea, pentru ca mobilitatea societatii de sorginte romaneasca este diferita. Un implementator care vine de afara are anumite conditii pe care incearca sa le impuna si nu tine cont, de exemplu, de fluctuatia de personal care poate aparea. Ori, in cazul nostru, la mutarea punctului de activitate, am pierdut circa 40% din personal, persoanele instruite astazi, maine nu mai lucrau aici, din cauza ca, schimbandu-se locatia, au incercat sa-si gaseasca de lucru in alta parte“, este de parere Eugen Savu.

Procesul de identificare a solutiei si a partenerului de implementare demarat de echipa manageriala si departamentul IT al companiei a fost finalizat la sfarsitul lui 2007, cand General Parma Food a selectat un pachet de solutii oferite de compania Senior Software. Pachetul este alcatuit din sistemul ERP, SFA si solutia Business Intelligence. La acestea s-a adaugat ulterior un sistem EDI (Electronic Data Interchange), dezvoltat tot de catre Senior Software, pentru a facilita schimbul de informatii cu marii retaileri. La inceputul lui 2008, simultan cu demararea procesului de implementare a pachetului de aplicatii Senior Software, s-a startat si implementarea unei solutii de management al depozitului (furnizata de catre o alta companie), integrarea acesteia cu restul aplicatiilor fiind realizata de catre Senior Software.

De-a lungul procesului de implementare a pachetului de aplicatii Senior Software, o atentie deosebita a fost acordata personalizarii si maparii fluxurilor de lucru pe specificul activitatii General Parma Food si integrarii acestora intr-un sistem omogen, care sa permita eficientizarea activitatii la nivelul fiecarui departament.

La momentul actual, fluxurile sunt automatizate si realizate in conformitate cu algoritmurile si mecanismele specifice de preluare si livrare a comenzilor ale General Parma Food, decurgand astfel:

Implementarea pachetului de aplicatii Senior Software si crearea fluxurilor de lucru automatizate au generat in timp o serie de beneficii, direct cuantificabil financiare. Un element extrem de important in ultimii doi ani, marcati de climatul economic dificil, care a impus companiilor identificarea unor solutii viabile de reducere a costurilor si crestere a eficientei.

Astfel, prin utilizarea aplicatiei SeniorSFA si a device-urilor mobile s-a reusit obtinerea unor serii de indicatori de performanta la nivelul activitatii agentilor de vanzari (X vizite cu comanda, Y vizite cu incasari, Z vizite negative etc.), care permit atat evaluarea eficientei agentilor, optimizarea rutelor, cat si controlul permanent al situatiei incasarilor si comenzilor, evaluarea rentabilitatii anumitor categorii de produse pe zone sau canale etc. Pe baza acestor date, sistemul poate furniza responsabililor cu stocurile informatii in timp real asupra situatiei din depozit, ceea ce elimina problema sincopelor in aprovizionare si riscul descoperirilor de stocuri. In plus, pe baza analizei evolutiei vanzarilor din anii anteriori se poate anticipa evolutia stocurilor pe loturi de produse, identificandu-se dimensiunea optima a acestora si eliminandu-se riscul blocarii lichiditatilor in marfuri greu vandabile.

Crearea fluxurilor automate de inregistrare, prelucrare si facturare a comenzilor a permis o mai buna evidenta si un control mai strict al comenzilor, cat si reducerea personalului Departamentului de facturare (cu economiile aferente reducerii de posturi de la 11 la 4), simultan cu cresterea eficientei acestuia.

„Principalul beneficiu pe care l-a adus solutia Senior Software, prin implementarea ERP-ului in cadrul companiei, a fost o organizare si o evidenta foarte stricta a comenzilor pe care forta de vanzari din teren le recolteaza si le transmite catre sediu. Daca pana la a implementa solutia in cadrul companiei evidenta era foarte greoaie si aveam costuri de personal suplimentare, erau persoane care trebuiau sa tina evidenta acestor comenzi si sa le dea in lucru in depozit, prin implementarea SeniorERP, acest proces s-a automatizat, s-au redus substantial costurile de personal si, in plus, ne-a adus un mare avantaj – ne-a dat siguranta ca tot ce vine ca si comanda din teren se proceseaza si se livreaza, neamifiind scapari in acest sens.

Un al doilea beneficiu major obtinut prin implementarea ERP-ului este scurtarea timpului de livrare. In momentul in care agentul primeste o comanda de la un client, o transmite prin intermediul unui Palm prin SFA, o aplicatie integrata cu SeniorERP, se transmite automat, in acelasi timp se transmite comanda la depozit, unde personalul se poate apuca de picking si de procesarea comenzii, astfel incat in maximum 24 de ore putem face livrarea in orice punct al Bucurestiului, in tara avand o intarziere necesar timpului de livrare de transport“, declara Bogdan Stefanescu, Director Comercial General Parma Food.

Totodata, introducerea sistemului EDI in relatia comerciala pe care General Parma Food o are cu marii retaileri a contribuit si ea semnificativ la eficientizarea regimului incasarilor. Prin eliminarea erorilor in realizarea facturilor au fost redusa semnificativ durat de incasare, de la 120de zile pana la un interval de 30 de zile.

„Prin scurtarea lantului transmiterii comenzilor si automatizare, s-au eliminat erorile de pret, cele din efectuarea comenzilor sau intelegeri gresit ale articolelor care trebuie pregatite pentru o comanda. Gradul de eroare a scazut drastic, in timp ce indicele de satisfactie a clientului, dar si al furnizorilor a crescut substantial. Eliminarea acestor erori a insemnat, implicit, si eliminarea unor cheltuieli“, afirma Bogdan Stefanescu.

La nivelul flotei auto, modificarea sistemului de lucru (departajat acum, conform metodologiei Senior Software, pe Zone de vanzari si Zona de livrari) si utilizarea sistemului de coordonate GPS (furnizat de SeniorSFA) a permis nu doar optimizarea rutelor, ci si reducerea cu 50% numarului de vehicule utilizate. Un rezultat notabil tinand cont de cresterea numarului de comenzi inregistrata de General Parma Food (ca urmare a faptului ca, in marea majoritate a cazurilor, in ultimii 2 ani clientii nu mai comanda cantitati mari de produse, preferand sa faca comenzi mult mai frecvent, raportat la 2008).

„In urma implementarii si folosirii solutiei oferite de Senior Software am obtinut multiple beneficii: timpul de facturare s-a redus cu pana la 50%, timpul mediu de incasare s-a redus de la aproximativ 120 de zile la 30 de zile, s-a reusit optimizarea stocurilor de marfa, cheltuieilile cu parcul auto au fost reduse la jumatate, iar rata de succes a livrarilor a crescut la 99,8%“, sintetizeaza principalele beneficii obtinute in urma implementarii.
Mihai Moise, Director IT.

„SeniorVisualBI este un instrument important din punct de vedere managerial, pentru ca permite, in primul rand, sa explici grafic diferentele care apar pe indicatori. Este mult mai usor sa lucrezi cu formate din BI prestabilite si actualizate in timp real, care sa iti permita sa faci rapid analizele pe diversi indicatori, astfel incat sa ai controlul situatiei. Mai ales ca solutia BI de la Senior Software ne permite o vizualizare online a activitatii, ceea ce este foarte important. Comparativ cu instrumentele pe care le foloseam anterior, BI-ul oferit de Senior Software este mult mai facil, din punct de vedere al managementului patronatului, pentru ca permite vizualizarea activitatii pe domenii. Neavand un timp major pentru analizele respective, BI-ul iti ofera rapiditate in interpretarea datelor“, detaliaza Eugen Savu, Director General Parma Food.

Pentru zona de management, SeniorVisualBI a reprezentat un sprijin util in decelarea centrelor de cost si a solutiilor de reducere a acestora, furnizand un suport decizional bazat pe date de calitate livrate in timp real.

„Un beneficiu major furnizat de solutia SeniorVisualBI este acela ca a permis inregistrarea, nu numai pe elemente de cheltuieli, dar si pe centre de cost si de venit. In felul acesta, la momentul actual putem realiza analize care ne dau posibilitatea de a lua operativ decizii in vederea eficientizarii anumitor segmente care, in anumite situatii, nu se dovedesc rentabile. Asta a facut ca, in perioada de criza, incepand din 2008, 2009 si 2010 sa avem ani cu rezultate financiare foarte bune“, explica Aurel Lazar, Director Financiar General Parma Food.

In ansamblu, decizia implementarii pachetului de aplicatii Senior Software a contribuit la eficientizarea activitatii General Parma Food si la mentinerea acesteia pe un trend ascendent chiar si in perioada de criza.

„Desi la inceput pare a fi o investitie costisitoare, atat in vedere serverele necesare functionarii acestei aplicatii, cat si in aplicatia in sine, consideram ca, din 2008 pana in prezent, investitia a fost de mult recuperata“, afirma Aurel Lazar, care evidentiaza si un alt beneficiu foarte important in actualul context economic: cresterea indicelui de satisfactie a clientilor companiei si a nivelului de fidelizare a acestora.

Parteneriatul dintre cele doua companii, Senior Software si General Parma Food, s-a consolidat de-a lungul celor doi ani de la demararea procesului de implementare, furnizorul de solutii software implicandu-se activ si deschis in acest proces. Compania a oferit beneficiarului acces nelimitat la know how-ul specialistilor proprii, dar si la cel al clientilor sai:

„Senior Software isi incurajeaza clientii sa se cunoasca, sa-si partajeze experientele si know how-ul dobandit, pentru a putea exploata la maxim solutiile achizitionate. Spre exemplu, noi am primit informatii importante si sprijin din partea managerului de proiect de la Remedia, un utilizator important al solutiilor Senior Software“, afirma Mihai Moise, Director IT.

„Senior Software a inteles problemele pe care le-am avut noi si ne-a ajutat foarte mult prin modul in care a explicat oamenilor sistemul in care trebuiau sa se integreze. Motivul pentru care am ales sa lucram cu Senior Software este ca ne-au convins ca pot participa impreuna cu noi la sistemul acesta. Daca am fi apelat la momentul respectiv la o firma cu o mentalitate si abordare rigide, implementarea ar fi fost un esec“, explica Eugen Savu, Director General Parma Food.

In urma procesului de implementare a solutiilor oferite de Senior Software, General Parma Food a obtinut deja o serie de cresteri direct cuantificabile in urma implemetarii aplicatiilor de la Senior Software:

„Implementarea pachetului de aplicatii de la Senior Software ne-a permis obtinerea unor rezultate deosebite, tinand cont de contextul economic dificil. Si cifrele vorbesc de la sine. De exemplu, am reusit cresterea numarului de clienti de la 3.300, inainte de implementare, la 5.274, la momentul actual. Volumul de produse a crescut si el la un total de 3.000 (dintre care 2.072 de produse cu stoc), fata de 1.700 de produse cate distribuiam inainte de implementare. Pachetul de la Senior Software ne-a permis sa ne gestionam eficient intreaga structura, care nu este una simpla: avem 3 puncte de lucru (doua in Bucuresti, unul in Constanta), lucram cu 106 furnizori (41 externi, 65 locali), avem 100 de angajati, dintre care 25 de agenti de vanzari in Bucuresti si 15 in Constanta (10 in extrasezon). Toate aceste cresteri ne-au permis ca, la finele lui 2010, General Parma Food sa aiba o cifra de afaceri de 19 milioane de euro“, concluzioneaza Eugen Savu, Director General Parma Food.