Studiu de caz: ERP- partenerul de business specializat in managementul costurilor

Fluctuatiile nefavorabile ale cursului valutar si cresterea dobanzilor practicate de banci constituie noi factori negativi care afecteaza profiturile importatorilor si distribuitorilor. Venind pe fondul cresterii accelerate a costurilor salariale, a preturilor la carburanti si chirii precum si a presiunii marilor lanturi internationale, criza actuala determina necesitatea unei reactii rapide a distribuitorilor in diferite planuri organizationale in vederea reasezarii indicatorilor financiari in parametri acceptabili.

SeniorERP este unul dintre instrumentele de business pentru depasirea situatiei actuale intrucat permite eliminarea pierderilor operationale curente prin: eliminarea erorii umane, controlul cash-flow-ului, optimizarea stocurilor si a operatiunilor logistice, automatizarea proceselor repetitive, timpi de reactie rapizi, indicatori economici actualizati in permanenta, eficientizarea fortei de munca etc.

Companiile de distributie romanesti au fost surprinse de criza financiara mondiala in plin proces de dezvoltare si au in fata perspectiva de a-si asuma oprirea cresterii in vederea diminuarii eventualelor riscuri. In acelasi timp, pot opta pentru intarirea infrastructurii informatice ca si arma de aparare impotriva efectelor nocive ale contextului actual de business. Cum poate un sistem informatic performant sa ajute o companie sa-si mentina trendul pozitiv de dezvoltare, ne explica factorii decidenti ai firmelor care au ales o atitudine proactiva:

“Eu ma bazez foarte mult pe cifre, ele iti indica ceea ce ai de facut.Un ERP tocmai asta face, aranjeaza cifrele in ordine, furnizandu-mi informatia necesara deciziei. Cu un ERP ai suportul, indeplinesti conditiile de a te dezvolta profitabil. Ai un sistem de urmarire a produselor, unul prin care urmaresti gestiunea, ai un sistem de facturare, ai un alt sistem de urmarire a incasarilor, fiecare operatiune, fiecare pas, fiecare veriga are un rol. Din punctul acesta de vedere, imi simt afacerea mai sigura, consolidata.”
Dl. Cristian Magheru, General Manager MediaRom

“Un prim beneficiu pe care l-am resimtit dupa implementarea ERP-ului, consta in faptul ca am eliminat mare parte din greselile care se strecurau prin transcrierea datelor dintr-o parte in alta. In plus, avem o structura de centralizare a tuturor produselor. Daca inainte apareau confuzii intre tipurile de produse, acum fiecare produs apartine de o structura clara. O data deschisa o comanda, fiecare agent stie care sunt etapele prin care trebuie sa treaca si ce sa completeze.”,
Dl. Cristian Stanciu, General Manager, Office Media

“Inaintea implementarii unui ERP lucram pe o aplicatie de conta care genera numeroase probleme: aplicatia punea in pericol securitatea si corectitudinea datelor. Cu un volum de 500 de facturi zilnic, aplicatia utilizata anterior nu a facut fata la nevoia de lucru integrat, in timp real, cu date corecte si rapoarte care sa constituie un suport decizional complex. ERP-ul pe care-l implementam permite prelucrarea in timp real a datelor, precum si realizarea de interogari si analize esentiale pentru luarea deciziilor de business.”,
Vonica Horatiu, Director Executiv Rocast

“Dupa implementarea sistemului ERP, s-a vazut ca putem avea informatii in timp real, ca putem optimiza costurile si am reusit sa facem noi achizitii, de aceasta data cu un suport real. Ne-am optimizat felul in care platim datoriile fata de stat, avand o evidenta clara asupra TVA-ului si impozitului. Cred ca cea mai vizibila schimbare a fost la nivel de control al stocurilor, observand in mai putin de 6 luni un progres prin evidenta clara, in timp real, pe fiecare punct de lucru in parte. Si la nivel contabil, inchiderea lunii se face mult mai repede.”,
Dl. Valentin Tertiu, Director Financiar Petline

“Pe langa faptul ca timpul de procesare este incomparabil mai mic decat inaintea implementarii, un om poate rezolva mai multe probleme cu un ERP. Fara acest sistem as avea nevoie de mai multi oameni pentru aceeasi pozitie. De aici o reducere vizibila de costuri.”,
Dl. Cristian Magheru, General Manager MediaRom International

“In primul rand a crescut viteza de facturare, iar sistemul de operare a dus la cresterea vanzarilor. Noi suntem distribuitori de Coca Cola si Ursus si in momentul acesta am numai doua persoane la sistemul de facturare care fac fata foarte bine volumului de facturi. S-a usurat munca: in momentul in care se emite factura, se genereaza toate notele contabile concomitent, iar descarcarea gestiunii se face automat.”
Dna. Paulina Camberea, General Manager, Mergeani SRL

“Primele semne ale implementarii ERP s-au vazut in cresterea vitezei de lucru: vedeam toate informatiile de care aveam nevoie chiar in momentul in care se operau: solduri, stocuri, incasari; totul in timp util si centralizat.” Dna. Cristiana Alexandru, Director Financiar Sea Bell Trading

“In urma implementarii sistemului ERP a avut loc o schimbare structurala, o descentralizare a procesului de decizii spre sales si marketing. Fiecare om de vanzari primeste acum targetul sau, corect dimensionat. Pe mine ca om de business ma avantajeaza, pentru ca, implicit, creste eficienta in firma.”
Dl. Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

“Am observat rapid o schimbare la nivel de facturare, stocuri si raportare. Inainte de implementarea sistemului ERP, softul folosit pentru gestine nu era compatibil cu cel folosit pentru contabilitate. Nu aveam o situatie la zi pe stocuri sau vanzari, iar munca departamentului de contabilitate era dublata de faptul ca trebuia sa inregistreze toate facturile emise inca o data, doar ca nota contabila. In felul acesta nu puteam avea un stoc real. Dupa implementarea ERP-ului, s-a redus considerabil volumul de munca atat pentru facturare, contabilitate, cat si pentru departamentul de vanzari, care are in prezent acces la toate rapoartele necesare.”
Dna. Catalina Tanase, Director Financiar Ficosota Sintez

“In momentul de fata avem patru puncte de lucru in tara, iar shimbul de informatii intre acestea se face in timp real. Aparent este o modificare minora. Efectele s-au vazut insa in reducerea volumului de munca. A crescut viteza de lucru si ne putem concentra pe nevoile clientilor, in loc sa ne pierdem in activitati administrative.”
Dl. Kais N. Azou, General Manager Regency Company

“Implementarea unui ERP se traduce in primul rand printr-o economie de timp prin automatizarea activitatilor si introducerea singulara a datelor. ERP-ul aduce avantaje majore prin intermediul raportarilor si statisticilor pe clientii actuali. In plus, dupa evolutia vechilor parteneri stii cum sa tratezi un partener nou. Este un fel de fine tuning.”
Dl. Mario Dan Nita, General Manager Immergas Romania

“Exista schimbari majore dupa implementarea unui ERP, in sensul ca oamenilor le este mai clar ceea ce au de facut si interactioneaza. In felul acesta, toti mergem in aceeasi directie ca si firma. Sistemul functioneaza, dovada ca oamenii lucreaza in momentul de fata pe aplicatie, la toate nivelele.”
Dl. Liviu Simion, General Manager Rosim’s Unic

“Modul de lucru anterior nu permitea urmarirea stocurilor in momentul incarcarii, nu puteam face rezervari, previziuni, etc. Acum avem toate informatiile in timp real si urmarim stocuri, vanzari medii zilnice si alte rapoarte care ne ajuta mereu sa eliminam pierderile.”
Dna. Cristiana Alexandru, Director Financiar Sea Bell Trading

“La scurt timp dupa implementare, am observat primele imbunatatiri la nivel operational, cele mai vizibile schimbari fiind pe partea de facturare, management al stocurilor, fluidizare cash-flow si management al clientilor si partenerilor. Din punct de vedere al afacerii in sine, incepem sa vedem rezultatele la nivel managerial, in indicatorii de business, in cifra de afaceri si in viteza de lucru.”
Dl. Mihai Moise, IT Manager General Parma Food

“La nivel operational, ERP-ul m-a ajutat sa vad exact care sunt stocurile, ce produse se vand cel mai bine. Gestiunea stocurilor este una dintre atributiile cheie, de core business pentru un ERP. Pentru noi este foarte important, pentru ca pe baza acestor informatii luam decizii de achizitii, stabilim targetul de vanzari, realizam analize de profitabilitate etc.”
Dl. Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

“Inainte de implementarea ERP-ului, totul se facea manual. Daca voiam, de exemplu, sa verific cu cat am vandut un biblioraft luna trecuta unui client, trebuia sa caut factura, sa vad cand a avut loc tranzactia si la ce pret. Era o munca titanica si o pierdere de timp. Acum pot afla nu doar pretul mediu pe un produs vandut unui client, ci simultan la mai multe produse si clienti sau, la un client, pe toata gama de produse. Astfel de interogari complexe sunt extrem de usor de realizat cu ajutorul unui ERP.”</em.
Dl. Cristian Stanciu, General Manager Office Media

“La nivel de management al stocurilor, inventarul se facea manual si verbal anterior implementarii unui ERP, era o munca titanica si implicit nu aveam un suport real pentru a constitui politici de aprovizionare. In momentul de fata, pe baza evidentei clare a stocurilor, ne dam seama exact ce se vinde si ce nu, putem realiza forecast-uri de vanzari iar sistemul de aprovizionare este mult mai bine pus la punct.

Pe partea de management a depozitului, am reusit sa eliminam erorile umane si informatice si avem in vedere organizarea in detaliu a marfii pe randuri si celule. Aplicatia permite acest lucru si mai mult, putem sa crestem numarul de functionalitati treptat, astfel incat sa ne acomodam cu aplicatia iar schimbarile sa fie mai usor de acceptat. Pe baza informatiilor furnizate de sistem, suntem in curs de elaborare a unei politici comerciale complexe. Daca in acest moment se lucreaza dupa o formula standard, in viitorul apropiat, cu ajutorul ERP-ului, vom putea realiza o politica comerciala mult mai flexibila, in functie de fiecare client, vom stabili scadente, modalitati de plata, discounturi.

Pe partea de cash-flow, folosim raportarea din ERP. Avem si o evidenta extracontabila, anumite informatii din software fiind preluate si corelate cu indicatori la nivel de grup.”
Dl. Valentin Tertiu, Director Financiar Petline

“Decizia implementarii sistemului ERP a venit ca urmare a strategiei de crestere a companiei, imposibil de realizat pe vechea aplicatie. Obtinerea de informatii corecte, in timp real, este o necesitate in domeniul nostru de activitate, in timp ce rapoartele detaliate si customizabile reprezinta avantaje competitive aduse de catre un ERP unei companii.”
Dl. Mihai Chifor, Administrator IT, Technova Invest

“Decizia implementarii unui ERP a venit din nevoia de a asigura un anumit standard de lucru cu partenerii nostri, in special la nivel de distributie in Key Accounti. Aveam nevoie de o mai buna organizare, de control integrat, riguros al intregului proces de distributie, control pe care vechea aplicatie de contabilitate si gestiune nu il putea asigura. Cu ajutorul sistemului ERP avem acces in timp real la statistici de vanzari si alte informatii fara erori, obtinand in acelasi timp rapiditate si siguranta in operare. Un avantaj major al implementarii a fost integrarea cu EDI, lucru care permite schimbul de informatii in timp real cu magazinele „do it yourself”, unul dintre principalele canale de distributie pentru noi.”
Dl. Dan Marinescu, Sales Manager Julien Stile

“Cel mai important beneficiu a fost urmarirea situatiilor clientilor pe punct de lucru, un aspect extrem de dificil de realizat fara o aplicatie care sa permita gestiunea detaliata si urmarirea produsului de cand intra in depozit, pana cand ajunge in apropierea consumatorului. Noi vindem in retele de hypermarketuri, care au zeci de magazine. Practic, lucram cu punctele de lucru ale Metro, de exemplu, iar aplicatia rezolva aceasta urmarire foarte sigur si rapid, dandu-ne posibilitatea sa stim ca produsele noastre ajung unde trebuie.”
Cristian Magheru – General Manager, MediaRom Wunderbaum

“In partea de cash-flow, aplicatia ma ajuta la urmarirea scadentelor.Noi vindem si prin benzinarii. Sunt retele de benzinarii care lucreaza foarte mult pe sistem de dealer sau franciza, si atunci fiecare statie reprezinta practic un alt client. Vorbim de MOL, de exemplu, de zona Ardealului, dar si de firma X care are o statie de benzinarie in orasul Y. In acest caz este foarte dificil de urmarit ce se intampla fara o aplicatie care sa-ti semnaleze de fiecare data inainte de scadenta de unde trebuie sa vina banii, iar daca n-au venit, sa poti actiona in consecinta.”
Dl. Cristian Magheru, General Manager MediaRom

“Avantajele unui ERP, in masura in care stii sa-l folosesti, sunt multiple. Generic vorbind, cel mai important ar fi imaginea de ansamblu pe care ti-o ofera asupra business-ului. Aplicatia imi permite sa vad unde se vinde cel mai bine, ce se vinde, ce asteptari au clientii. Oamenii de vanzari se pot adapta mereu avand toate aceste informatii la indemana.”
Dl. Cristian Stanciu, General Manager Office Media

“Este indiscutabil ca implementarea cu succes a unui ERP este un beneficiu pentru o companie. Nu se pune problema doar ca-ti vei amortiza rapid investitia, dar te va ajuta la obtinerea unui venit mult mai mare. Indeplinesti astfel niste conditii necesare pentru a putea sa te asezi la masa cu jucatorii importanti.”
Dl. Cristian Magheru, General Manager MediaRom

“Nu poti functiona fara un ERP din cauza competitiei, dar si a relatiei cu furnizorii. Noi, daca avem tensiunea electrica scazuta si nu ne merge aplicatia, suntem paralizati. Asta ar insemna sa introducem facturi la mana, ceea ce ne-ar fi imposibil la volumul lor actual. Din punctul meu de vedere, un posesor de ERP isi cunoaste mai bine locul in societate, pe piata.”
Dna. Paulina Camberea General Manager Mergeani

“Fara un ERP, o companie moderna nu are cum sa functioneze. Este un instrument obligatoriu, la fel ca un telefon mobil sau un televizor in casa. Important e ca ERP-ul sa acopere atat partea operationala cat si cea de analiza. Implicati in detalii, multi isi pierd focusul de la privirea de ansamblu, cea analitica, care permite interpretarea datelor. Toate resursele trebuie alocate in functie de aceste analize, de articolele mai profitabile. Eu nu pot lua decizii vazand cifrele in sine ci trebuie sa iau decizii strategice, pe baza unor informatii prelucrate, cu viziune pentru dezvoltare, obtinute prin analiza.”
Dl. Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

“Am ales un sistem ERP care se preteaza proceselor noastre interne, specifice unei companii de import si distributie. Implementarea ERP-ului constituie un suport pentru extinderea organica a distributiei la nivel national si implicit pentru dublarea cifrei de afaceri in urmatorii 3 ani.”
Dl. Dan Radu, Director de Vanzari, Akzo Nobel

“Un ERP nu este un sprijin, este ceva obligatoriu. Nu ai cum sa existi daca nu ai o solutie, cu atat mai putin sa cresti. In cazul nostru, mai devreme sau mai tarziu, s-ar fi blocat activitatea firmei cu repercursiuni foarte grave. Constientizand la timp acest risc, am evitat agravarea situatiei. Sunt convins ca orice firma trebuie sa aiba obiective clare si o strategie pentru a le atinge. Faptul ca stii incotro merge afacerea, te va ajuta sa-ti dai seama imediat care este solutia potrivita pentru tine, urmand ca ERP-ul sa devina sprijinul tau pentru o crestere sigura.”
Dl. Liviu Simion, General Manager Rosim’s Unic

Printre companiile care au participat la acest interviu de numara:

Regency Company, leader in distributia de materiale pentru industria de mobila.
Sea Bell Trading, printre primele companii specializate in distributia de peste si fructe de mare congelate din Romania.
Technova Invest, unul dintre principalii distribuitori de sisteme complete de cupru si instalatii termice din Romania
General Parma Food, companie de top in distributia de FMCG, cu un portofoliu de peste 900 de clienti, 3000 de produse si un numar previzionat de peste 1250 de facturi si avize zilnic. Printre brandurile distribuite se numara nume cunoscute ca: Santal, Twinnings, Nostromo, De Cecco, Mazza, Luglio, QimiQ sau Pietro Coricelli.
Mirano International – locul unu in distributia de produse de marochinarie;
MediaRom International, unic importator al produselor Wunder-Baum, numarand in prezent aproximativ 5000 de clienti (lanturi de benzinarii, lanturi internationale de Key Account si distribuitori zonali).
Mergeani, distribuitor regional al brandurilor Coca Cola si Ursus.
Ficosota Sintez Romania – importator si distribuitor a produselor grupului bulgar de companii Ficosota Sintez OOD, unul dintre jucatorii importanti in productia si distributia de FMCG in Europa Centrala si de Est;
Rocast, vizeaza pozitia de leader in distributia de bricolaj si echipamente pentru costructii
Rosims, companie plasata printre primii 5 jucatori pe piata de obiecte sanitare si faianta
Petline, companie specializata in importul si distributia de PVC si accesorii
ICLA Lacuri si Vopsele, companie specializata in distributia de materiale de finisare pentru lemn, preluata de curand de grupului AKZO NOBEL, un concern international cu vanzari de 13,1 miliarde euro/an.
Julien Stile, importator exclusiv exclusiv al brandurilor Vents, Polmark, Ospel, Karlik, Univex, (unic importator si in Rep.Moldova), Zamel, Metalka-Majur, specializat in distributia de sisteme de ventilatie, aparataj electric, alarme, sonerii etc. in Key Accounts.
Office Media, companie specializata in importul si distributia de birotica, papetarie si tehnica de calcul.
Immergas Romania, reprezentanta celui mai mare producator de centrale termice din Italia.